采购部供应商的管理制度【优秀28篇】

第一节、施工现场总则……………………………1

供应商档案管理制度 1

进入二十一世纪，信息经济已成为时展的主旋律。作为信息经济的核心要素――“信息”，日益成为企业、相关组织（乃至高校）在生产经营、科研教育活动中重要的智力要素与资本要� 而作为信息之根――“档案信息”，凭借自身特有的原始记录性、确定性、客观性等特� 社会广泛而强烈的利用需求，不仅提升了档案信息的现实与潜在价值，而且为档案信息商品进入市场提供了客观条件。当前，我国的档案信息商品化正值萌芽阶段，而如何在现有经济体制下，采取相关举措推动我国档案信息商品化实现快速、有序与合理发展，则有待我们进一步思考与研究。

一、档案信息具有商品属性，存在进入市场流通的可能

档案作为人类社会活动的原始记录，本身蕴含着种类繁多、数量巨大的原始信息，而这些信息能够真实、准确地反映社会实践活动的原始面貌。而通过对这些原始记录信息的归纳与总结，可以从中提炼出、分析出具有规律性的信息乃至知识，为指导今后的生产、管理、决策乃至创造性活动提供必要的参考依据。作为必要的参考依据，档案信息凝结了档案形成者、档案管理者以及信息开发者的创造性劳动，因此在以创造经济效益为目的的档案信息市场开发、转让与交易过程中，档案信息具备商品的特殊属性[1]126。

值得注意的是，本文谈及的“档案信息”，是指除国家法律规定应当严格保密、不得公开、严禁市场流通之外的档案信息。一直以来，“档案信息”作为一种商品存在于市场体系之中，其内容涉及广泛的职能领域，涵盖社会生产、管理、科研、法律、金融、文化等诸多专业主题。只是由于长期以来，社会舆论过度强化档案的公共属性，而弱化档案的私有属性与商品属性，档案信息商品化才不被人们所理解与重视。然而，随着我国市场经济的深入发展，档案信息作为商品流通于市场必将

二、实现档案信息商品化，推动档案工作向信息开发利用层面发展

随着我国市场经济的逐步深入以及社会活动日趋复杂，企业及社会组织（乃至高校）日益依赖信息资源的确定性与准确性，以此作为降低市场经济风险、管理风险、教育科研风险的决策依据。为此，档案工作者应结合企业、社会组织的现实需要，对档案信息进行科学整理、挖掘以及分析、预测，有针对性地生产档案信息产品，同时协助利用者获取完整、充分的决策依据。正是基于这种特定的档案信息需求以及附带的潜在经济效益，才使得有关档案人员、部门以及信息研究机构，能够主动、积极地超越档案的实体化管理范畴，向档案信息的。开发利用倾注精力。这就为档案工作提出更高的要求，即站在知识管理、知识开发的高度，深层次地挖掘档案知识关联的过程及行为，通过多元化视角将档案信息及知识，提供给不同层次的信息利用者使用，积极实现档案信息的社会效益及经济效益。

三、构建档案信息商品的交易模式与服务方式

档案信息作为一种商品进入市场，必须要按照一定的模式进行运作。通常情况下，要保证档案信息商品化的顺利推进，建立良好的商品交易模式与提供可靠的服务方式是基本的条件。为此，有必要通过建立档案信息市场化交易场所与提供便捷化、多样化的档案信息资源服务，确保档案信息商品化顺利进行。

首先，针对档案信息商品的市场交易，应建立档案信息集中化交易场所。具体而言，应着手打造现代化的档案信息交易中心，为档案信息交易双方提供集中化、标准化的交易场所，并提供交易指导与参考咨询服务。实际上，由于档案信息资源交易具有量大、频繁、成交数额较大、相关程序繁杂等特点，因此有必要为供需双方搭建沟通商洽、规范交易与严格监管的平台。此外，打造档案信息交易中心，可以在监管交易行为、确保交易安全的同时，简化交易手续，提高交易效率。

其次，要确保档案信息商品顺利进入市场，应提供便捷、多样的档案信息资源服务。为此，档案信息形成机构以及档案信息服务部门，应对拥有所有权的、有利用价值的档案信息资源，通过多种途径进行广泛宣传与，通过多种手段揭示档案信息资源的种类、内容与效用，最大化地激发现实的与潜在的利用需求，为社会档案利用者提供有针对性的信息服务，如资源获取、信息咨询与信息开发等服务。此外，档案信息部门应积极采取数字化方式，如网络咨询、网页技术、数据库技术、数据挖掘技术等，为档案信息用户提供多样与深度服务，以迅速、有效的方式，最大化地提升档案信息资源与社会利用者之间需求的契合度，满足社会对档案信息开发产品的高品质需求，并不断提升档案信息资源开发的效率与水平。

四、确保实现档案信息商品化的相关举措

要确保档案信息商品化能够顺利实施，不仅需要档案人员积极转变观念、重视档案信息商品化建设，而且需要相应的管理部门给予制度保障，推动法律法规与市场体制的完善，并严格落实档案保密工作。具体而言，大致包括以下几方面内容。

（一）熟悉档案资源结构，更新档案工作理念

档案管理者要明确本部门档案资源的种类、内容及数量，划分等级，明确不同类别档案信息的价值，通过市场调研明确不同层面的利用需求，有针对性地开展工作。此外，基于市场行情分析，对本档案信息产品的成本价格与交易价格进行初步核算与评估，通过市场经济交易方式，主动为社会提供产品服务。加快档案信息产品开发的步伐，及时将产品推向市场，实现档案信息形成部门、档案管理与服务机构、社会利用者三方共赢。

此外，长期以来，由于受到传统经济体制与管理思想的影响，相关部门、档案机构形成了一种内敛、封闭的管理理念与模式。这种理念及其模式与当代的市场经济体制相悖，并导致大量档案信息资源被闲置，造成档案价值的不断流失。而在市场经济开发开放的引领下，人们逐步认识到档案信息商品的重要性，它是市场经济参与者不可或缺的重要智力要素。这种广泛存在的社会市场需求，必然会导致档案机构及其人员向档案信息开发利用工作倾斜，并由此加速实现档案信息价值的增值，并不断推动档案信息产品及其服务实现商品化。

（二）制定完善的法律与市场规则，确保档案信息商品化顺利运行

为保证档案信息商品化的正常运行，有关部门必须尽快制定档案信息商品化的相关政策，通过完善的法律法规，对档案信息商品化的各环节以及市场行为进行明确、详细的规定，确保档案信息交易的公平及相关市场行为的依法进行[2]。相关管理机关与立法机构应通过制定完整的法律与市场规则，确保档案信息商品顺利进入市场，为经济建设服务。例如，我国制定的《档案法》《开发利用科学技术档案信息暂行办法》等法律法规，具体规定了开发利用档案信息资源的方式、程度及相关标准，这为档案信息商品进入市场获利提供了法律支持。

（三）制定审核与监管制度，严格落实安全保密工作

此外，在档案信息交易过程中，必须以国家利益与相应机构利益为前提，不得违反安全保密规定。有关部门与档案人员要严格审核档案的保管密级，明确档案信息使用范围，严格档案开放与交易的审批手续，从制度上规避相关违法、违规行为，通过建立审批制度、监管制度与追查制度，依法严格落实档案信息商品化行为。

供应商管理制度 2

1、贯彻落实永煤控股供应商管理制度；

2、对统购物资供应商进行入库推荐和资质初审，推荐企业信誉好、产品质量可靠的供应商；

3、根据永煤控股安排组织或参与对拟入库统购物资供应商进行考察；

4、按照永煤控股要求做好在库统购物资供应商的考评和日常监督；

5、及时反馈统购物资供应商所供产品质量、售后服务等履约信息。

6、制定裕东公司供应商管理制度，经领导小组审定后监督执行；

7、建立健全裕东公司自购物资供应商信息库，组织对拟入库供应商进行准入审核，必要时参与考察；

8、收录和维护裕东公司自购物资供应商信息，对在库供应商进行动态管理；

9、牵头组织对自购物资供应商进行定期评审，并实行优胜劣汰；

10、组织调查裕东公司自购物资供应商的不良行为，提出处理意见和建议；

11、负责处理自购物资供应商的质疑和投诉。

供应商档案管理制度 3

我国当前处在社会转型时期，经济体制改革的深入导致经济成分的多元化，企业的所有权和经营方式呈现出多元化的特点。原有计划经济体制下“一刀切”的传统档案管理模式开始受到冲击，文件、档案管理也表现出了多元化的需求特点。据了解，从20世纪90年代起，我国上海、深圳、北京、江苏、浙江、福建等省市都出现了提供商业性、社会化的文件、档案管理服务的中介机构。笔者选择国有档案中介机构的典型之一，某市档案事业服务中心进行实地调研，目的是通过典型调查，了解和分析我国档案中介机构的发展状况和特点，思考并探索商业性文件中心在我国本土化建设的有效途径。

档案事业服务中心的基本情况

某市档案事业服务中心(简称“中心”)是挂靠在档案馆下的事业单位，主要职责是向社会提供档案、代管、整理、复制和档案业务咨询等服务。中心租用了档案馆的库房，库房装具包括铁质五节柜、档案架、纸箱等。库内设施齐备，包括空调、防火设施、消防通道、防盗设施等。

中心的客户主要有两类，一是机构类客户，数量多达几十家，包括政府机关、企业(国企、民企、私企、股份制企业兼有)和事业单位；二是个人客户，数量有数十人，均为普通民众。

中心业务目前以寄存为主，以前曾有的代整、数字化业务由于人力缺乏、库房不足等因素而逐渐萎缩或转移。其业务流程主要分三步：首先，客户与中心签订协议。中心制有标准格式的协议书，内容涉及双方权利与义务、费用及付款方式、保密要求、利用限制等。如果客户有额外要求，中心与客户协商后可补充在协议内。其次，客户运送档案。中心要求客户将文件、档案自行运送到中心，客户大多请搬家公司运送，整个过程由客户负责。第三，中心将文件、档案上架。客户档案运到中心之后，中心工作人员与客户随车人员履行交接手续，清点档案数量，确认存放位置，最后将档案搬进库房上架。

中心的服务方式较为简单，主要包括接待客户利用、答复客户询问等内容。当客户前来利用寄存档案，中心在其出示证明或介绍信之后，允许他们直接进入库房查阅，查阅过程由中心工作人员全程陪同。如果是电话查询，中心会根据需要予以答复。

中心寄存服务的收费价格因装具不同而有所差别。一般情况下，中心予以客户一定的优惠，老客户的优惠幅度更大。中心提供自制的纸箱，客户也可以自备纸箱。费用的交付方式包括分年交付和一次付两种。如果档案寄存时间较长，费用可以根据经济情况和物价水平在一定范围内浮动，但需要由双方协商。

档案事业服务中心的优势与不足

中心是挂靠在综合性档案馆下的国有档案中介机构的典型。笔者在调研中详细了解了中心的。经营特点和服务内�

中心的优势主要表现在四个方面

其一，专业性突出，社会信誉度和可靠性好。中心挂靠在档案馆之下，这种性质决定了其先天具有良好的专业形象。中心的工作人员具有丰富的档案工作经验和专业素质；中心具有安全的地理环境和一流的库房设施，这些专业优势为中心良好的社会信誉度和可靠性奠定了坚实基础。

其二，地理位置优越。中心附近有地铁站和多路公共汽车站，交通便利。据中心负责人介绍，该市一些仓储和物流公司也提供文件、档案的寄存服务，但这些公司的库房都设在远郊区县。相比之下，中心的地理位置较为优越，有利于客户节省运输费和查阅的交通费用。特别是客户需要紧急利用时，中心位于城区的便利以及便捷的交通优势更是凸显无疑。

其三，库房设施条件齐备，安全性好。中心租赁了档案馆的库房，建筑和设施标准均达到档案的保管要求。库房内配有温湿度控制仪器和其他各种防护设施，安全性能优越，可最大限度地减少自然和人为因素对档案的危害。

其四，保管费用较为低廉，经济优势明显。中心虽然位于城区，但与昂贵的写字楼相比，中心的寄存费用还是较为低廉的。中心自制纸箱每个收费不到10元/月；而写字楼租金每平方米超过15元/天。经济上的节省是客户选择中心的一个重要原因。

另一方面。中心也存在四点不足

第一，独立性不强，受上级单位制约明显。中心虽是经登记的事业单位，但由于挂靠在档案馆下，其业务开展、经费安排、人员设置、发展规模等可能会受上级单位的影响和制约，经营方式和手段缺乏独立性。随着我国政治体制改革的深入，档案管理体制也在不断发生变化，中心的发展前景存在不确定的风险。

第二，业务较为单一，不易发挥专业性优势。中心目前只开展寄存业务，仅为客户的文件、档案提供保存场所，缺乏档案专业化服务。事实上，文件、档案管理是一项专业性很强的工作，涉及整理、著录、编制检索工具、修复、数字化、处置等多项业务。中心限于人手和技术条件等因素，不能提供专业化的配套服务，因而难以发挥专业优势。

第三，服务形式不够丰富，主动服务意识不强。中心目前不提供文件、档案送达服务，提供利用也基本采用“客户自来自查”的服务方式。中心尚未考虑主动研究客户需求加以满足，大多以坐等客户上门的方式等待用户，主动服务意识较为缺乏。

第四，库房管理制度规范性不佳，检索工具不够齐备。中心并不负责寄存档案的整理，档案目录由客户自行编制和提供。库房内装具形式很多，有铁架、铁柜、纸箱等，客户寄存的文件、档案虽做了简单分区，但整个库房管理并未形成规范的制度，只编有简单的库房平面图，缺乏统一的库房目录，也没有建立库房管理的数据库系统。可能是因为馆藏文件、档案数量不是特别多，中心工作人员尚可凭借记忆和经验来明确文件、档案的存放位置，但这毕竟不是库房管理的规范道路，将来容易导致管理上的混乱。

调研引发的思考

该市档案事业服务中心作为国有档案中介机构的典型之一，反映出国内商业性、社会化文件、档案管理服务机构的一些共同特点。与欧美国家建设较为成熟的商业性文件中心相比，我国档案中介机构自然存在一些差距。但笔者调研的目的并非为了比较中外的异同或差距，而是思考和探索商业性文件中心在我国本土化建设的有效途径。为了达到这一目的，笔者本着“立足国情，合理借鉴”的指导思想，主要从两方面进行了思考。

一方面，客观看待我国当前档案中介机构的现实环境，明确商业性文件中心本土化建设的发展需求和指导原则。

总体而言，我国档案中介机构的建设当前尚处于起步阶段。但随着我国政治、经济体制改革的深入，经济成分的多元化促使文件、档案管理的多元化需求日益强烈和明显。当前，我国档案中介机构身处蓬勃发展的现实环境，逐步形成多种形式并存的发展格局。

上述多种形式档案中介机构的出现和发展，是我国适应文件、档案管理多元化需求的必然结果，也可以说是商业性文件中心本土化的有益尝试。这些形式各有特色，也各有优劣。国有档案中介机构的优势和不足在上文已有详细分析，无须赘述。民营档案中介机构的市场化、社会化服务相对突出，业务也更加灵活多样，但由于资本的局限，其发展规模受到限制，业务的整体性和资源的整合性也不易得到保障。外资档案中介机构的优势在于可以引进国外商业性文件中心的成功经验，但真正适应国情可能还需要较长时间，而且这种机构一般只能建立在驻外企业比较集中、经济水平较高的地区，因此地域范围的局限也相对明显。

基于我国档案中介机构的现实环境，笔者认为商业性文件中心本土化建设应遵循“共存互补、谨慎发展”的指导原则。多种形式的档案中介机构在未来很长一段时间都会面临共存互补的格局，因为它们各有特色和优劣，共同满足了社会主义市场经济建设中文档管理的多元化需求，因此不是相互取代的关系，而应当优势互补、共同发展。无论哪种形式，只要是商业性、社会化的文件、档案服务机构，都必须经受市场的历练和检验，在市场竞争中求得更好的发展。此外，商业性文件中心本土化建设还应坚持谨慎发展的原则，国外的成功模式不能机械地照搬到国内，而应立足国情和市场需要，采取分步走的建设方式。如果一拥而上，结果可能会是不但实现不了商业性文件中心“经济、高效”的优势，反而造成浪费。

另一方面，充分吸取国外商业性文件中心的成功经验，探索我国档案中介机构建设成为商业性文件中心本土化形式的有效途径。

笔者曾系统研究美国商业性文件中心发展历程和演变特点，也对美国最著名的商业性文件中心IRON MOUNTAIN做过典型分析，成本经济、规模效益化、业务广泛、服务高效、经营灵活等都是商业性文件中心的优点，这些优点也是其风靡欧美国家的根本原因。我国档案中介机构需要充分借鉴和吸取其优点，发展成为商业性文件中心本土化的有效形式。

首先，我国档案中介机构应找准定位，实现成本经济和规模效益化的目标优势。如上所述，我国档案中介机构具有多种形式，共同满足市场文档管理的多元化需求。每一种形式应根据自身性质和特点明确相应的目标客户，找准市场定位，并吸取文件中心节约成本的优点，在库房选用、设施配备和人员安排上着力实现成本的合算。更重要的是，国有、民营和外资档案中介机构都必须重视效益规模。后两者主要受市场机制调节，效益相对有保障一些-关键是国有档案中介机构，因其大多挂靠在各级档案行政部门或综合性档案馆之下，上级单位最好对其建立和布局有统一规划，避免出现蜂拥建立的情况，因为数量过多反而达不到规模效益的优势了。

供应商档案管理制度 4

为了适应当前市场经济的新形势对档案信息的要求，促进档案向生产力转化，首要的任务是解放思想、提高认识、转变观念，要摆脱习惯势力和主观偏见的束缚，树立有利于档案与经济结合的新思想、新观念、使我们的思想认识，精神状态，工作作风与面临的形势相结合。

（1）提高对“科学技术是第一生产力、城建档案是潜在生产力”的认识，增强档案意识。当今世界，科学技术的发展及其向生产力的迅速转化，已� 是形成现代国家综合国力的核心，是兴国之本，富国之源。充分认识“科学技术是第一生产力”，对城建档案工作者来说，就是要增强科学意识，把城建档案管理转移到依靠科技进步和提高档案干部素质的轨道上来，要以科学技术为先导，依靠先进的科学技术振兴城建档案工作，要改变过去凭经验和主要依靠行政手段、手工操作进行管理，逐步实现城建档案现代化管理。

城建档案工作者要充分认识城建档案在生产力要素中的功能，充分认识自己的工作对社会生产力发展的重要意义，把加速城建档案信息由潜在生产力向现实生产力转化，作为自己的时代使命。

（2）深化对档案基本功能的认识，增强改革开放和市场经济意识。档案是一种多功能的信息资源。档案有本源性信息的功能、知识功能、文化功能、再生功能、商品功能等等。对我们城建档案工作者来说，要着重加深对城建档案知识信息功能和商品功能的'认识，提高对城建档案在生产力要素中的功能的认识。

城建档案还具有商品功能，城建档案作为人们从事科研，生产建设活动的原始记录，是把劳动者和生产资料结合起来的一种介质。它虽然不具有商品属性，不能作为技术商品流通。但是，其复制品可以进入技术信息市场，作为商品出售交换。从这个意义上讲，城建档案具有商品属性。当前科学技术已�

城建档案工作者要增强城建档案信息观念和商品经济意识，千方百计使城建档案的复制品随技术转让、出口打入技术信息市场，使城建档案发挥经济效益。

城建档案管理现代化就是用科技的思想、组织、方法和先进的技术手段，对城建档案工作进行有效管理，使之获得最佳的工作效率，最大的经济效益和社会效益。实现城建档案管理现代化，主要抓三个方面的工作：

（1）建档工作现代化。即以当代的先进科学技术装备城建档案工作，实现工作手段现代化。从目前国内外的情况看，主要是采用电子计算机、缩微机等现代化设备，用于存储、检索、复制档案及各种管理数据的统计分析等。例如，建立计算机的检索系统、编目系统、借阅管理系统、统计系统、库房管理系统、财务从事行政管理系统，并逐步实行计算机联网，形成地区性或全国性的网格系统。

档案缩微化也是档案工作技术现代化发展的趋势，目前为了解决档案数量的急剧增长和载体的不断老化，以及由此而来的档案保管和使用上的矛盾。缩微技术在档案部门已经得到广泛的应用，它能保持档案的原貌，大大缩小档案的体积，节省存储空间，便于保管，有利于保护档案原件，延长档案的寿命，成本低，保存期长，不易损坏变质。此外，声像技术、现代化档案保护技术的作用，也是档案工作技术现代化内容，是提高服务质量和工作效率的有力保证。

（2）城建档案工作管理现代化。实现档案工作管理现代化，要求从四个方面着手：一是管理思想现代化。就是要确立管理科学化、高效化、系统化的思想。二是管理组织现代化。组织机构是发挥管理功能，完成管理目标的工具，要求城建档案组织机构系统必须目标明确，任务清楚，信息灵通，相对稳定，管理效率高。三是管理方法现代化。采用现代化决策方法，目标管理、全面质量管理、经营责任制度，达到调动职工积极性，提高工作效率，保证总目标实现的目的。四是管理手段现代化。改变过去单纯用行政手段管理的方法，要采取法律的、经济的、行政的综合管理手段，履行监督指导职能。实现城建档案工作标准化，也是对档案工作进行科学管理的一个重要手段，是实现档案工作现代化的前提。城建档案名词术语、档案检索分类、主题与标引、著录格式、缩微、库房建筑、档案装具、组卷的方式方法等方面。都要制定统一的标准和技术规范，使城建档案工作逐步走向标准化、规范化。

（3）档案干部现代化。人是管理中最活跃的因素，档案工作机构由人来组成，现代化的工作技术由人掌握，管理的职责由人来完成，政策、法令、规章制度由人掌握和执行。要实现档案工作现代化，首先要实现档案干部的现代化。为此，必须大力加强教育，要以建设有中国特色的社会主义理论武装企体档案工作人员，要不断提高档案干部的政策素质、业务素质和科学文化素质，这是科学兴档的一项战略措施。城建档案工作现代化，对城建档案干部的素质尤其是知识结构提出了更高的要求。城建档案干部除具备一定的政治理论水平、系统的文化基础知识和档案专业知识外，还必须学习掌握现代化的科学知识，学习城市建设各项专业的基础知识，学习法律知识，学习掌握外语等。城建档案干部只有具备广泛的知识，才能有应变能力，富于创新精神，才能在实现档案工作现代化中加速城建档案向生产力转化方面发挥更加重要作用。

大力开发城建档案信息资源，是加速城建档案向生产力转化的必要条件。

为此，必须首先建立健全各城市城建档案信息库一城建档案馆。认真做好城建档案信息的储存、整理、分析、传播、输出和信息反馈工作。要着重抓好以下工作：

（1）抓好城建档案信息输入、存储工作。这是建设城建档案的收集工作，不断丰富优化管藏。

（2）抓好城建档案信息检索工具的编制工作。这是开发城建档案信息手段。档案信息检索工具越完整、越科学、档案信息开发的深度和广度越深越广，检索时间就越短，查全率、查准率就越高。

（3）要抓好城建档案信息输入、传播工作。这是开发档案信息资源的目的。为此，要增强信息观念，树立城建档案工作应服从于经济建设的指导思想。在服务范围上，由内向外结合转变；在服务方式上，要由封闭、半封闭向开放型转变；在服务方法上，要由被动向主动转变，改变“消极守摊，被动应付”的局面；在服务手段上，要由手工操作向现代化手段相结合转变，要采用电子计算机、缩微照相、静电复印、光盘等先进技术，及时准确地输出、传播档案信息。在服务内容上提供一次文献向提供二次、三次文献转变。这是今后效益和社会效益的有效方式。

条 供应商管理内容 5

1、 供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是供应商档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人；公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。

2、 供应商特征：供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。

3、 业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。

供应商档案管理制度 6

1建立、完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作

采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，如果企业没有严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面：

1.1建立严格、完善的采购制度

建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的'责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门或内部审计部门稽核。

1.2建立供应商档案和准入制度

对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。

1.3建立价格档案和价格评价体系

企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

1.4建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩

财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成降低采购成本任务的采购人员分析原因，确定对其惩罚的措施。

2降低材料成本的方法和手段

(1)通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。

(2)把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。

(3)以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，得到底线的价格。

(4)向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。

供应商管理制度 7

第一章总则

第一条为规范公司供应商管理，提升公司经营合理化水平，加强信息共享，降低供应成本，提升采购物资质量，加强供应安全系数及供应可靠性，特制定本制度。

第二条公司对物资供应商实行统一归口、三级审核，统一建立公司物资供应商档案库，实行供应商准入制度、对合格供应商定期进行评价与考核、动态管理。

第三条供应商的准入采取各单位评审推荐、平台审核备案、集团公司审定添加至供应链系统模式。

第四条原则上每类物资取得供货资格的供应商不得少于三家（特殊物资除外）。

第二章机构及职责

第五条公司生产管理部是物资采购的管理部门，负责统一管理公司及各单位生产类物资采购管理工作，供应商管理中主要履行以下主要职责：

（一）组织制定公司供应商管理制度；

（二）各单位供应商准入审核备案工作；

（三）织织制定各单位供应商管理的政策与机制，下达各单位执行，监管各单位供应商管理工作。

第六条各单位采购部门负责本单位范围内的供应商管理工作，履行以下主要职责：

（一）组织建立供应商资质审查小组，落实供应商准入管理工作。

（二）组织建立供应商考核小组，落实供应商考核管理工作。

（三）依据平台下达的供应商管理政策，参与供应商评审、推荐和考核工作。

第三章供应商准入管理

第七条供应商准入必须具备以下基本条件：

（一）有法人资格；

（二）具备国家和相关部门颁发的质量、安全、环保以及其它生产经营资格、许可证、质量认证等；

（三）有不错的商业信誉，近三年经营活动中无违法记录；

（四）有健全的质量保证体系，近三年在国家、行业以及集团公司、地方政府质量监督检查中无不合格情况；

（五）集团公司或平台要求具备的其它条件。

第八条供应商进入我公司除提供供应商的基本信息外，还要提供必要的资质资料，资质资料包含：

（一）营业执照复本及复印件；

（二）税务登记证副本及复印件；

（三）组织机构代码证；

（四）法定代表人证书或委托代理证明及复印件；

（五）相关资质证明（生产许可证、检验报告等）或必要的文件；

（六）企业通过的IS09001体系证明文件；

（七）要求提供相关年度财务报告及近三年业绩报告；

（八）特殊行业的强制认证、强制检定产品的生产许可证、经营许可证、专利产品证书；

（九）其它能证明该单位供应实力的资信文件。

第九条供应商准入审批程序

（一）采购管理部门在规定的时间内，根据要求填写《供应商调查表》，同时要求供应商提供相应的资质资料，所有资料必须加盖单位公章并保证真实有效。

（二）采购管理部门对供应商资质文件初审后，将供应商资料及初审结果递交至各单位资质审查小组，由资质审查小组对其进行评选评定。

（三）评定合格的供应商进行送样，由技术及质量监督部门进行评定并提交验收报告，验收合格的供应商对送样物资进行报价，采购部门负责比价、议价，原则上议价后物资价格不得高于同类物资采购价格。

（四）经综合评分，合格的供应商由采购部门提交供应商开发报告，经主管领导审核，总经理审批后，报平台审核备案，集团公司审定添加，录入我公司合格供应商名录并发放供应商准入证。

第十条供应商准入证实行有效期制，准入证有效期一年，每年XX月份审验一次，期满后复审。复审合格的，换发新证；不合格的，准入证作废并收回，取消准入资格。

第十一条供应商发生更名时，其准入资格自动取消，从供应商名录中予以删除，供应商需重新按照准入流程申办供应商准入证；

第四章供应商的考核管理

第十二条各企业考评小组每季度对合格供应商进行一次考评，当供应商所供物资发生重大质量事故时，随时对供应商进行评价及考核，保证供应商供货质量的稳定性及持续的降低采购成本，评价小组根据供应商的实际行为按照公平、公正、公开的原则，对供应商进行客观的评价。

第十三条供应商评价标准（产品质量：40分，价格：30分，交货期：20分，售后服务：10分）

（一）产品质量：质量是采购考核评价供应商的最重要的因素，供应商在供应产品的过程中，采购人员、库管员、技术人员及生产使用部门人员应积极配合对供应商所供应的产品进行质量监督和检验。物资验收时每发生一项质量不合格的，扣2分，该项物资第二次验收不合格的`，扣10分，物资安装后发生一般质量问题的，扣10分，严重影响公司安全生产的，本项不得分。

（二）价格：产品价格是考核评价供应商的重要指标参数，各企业根据所属物资情况，参考市场价格，对主要物资建立物资价格信息库，供应商物资采购价格每高于合理利润价格1%，扣1分，每高于合理利润价格2%，扣2分，依次类推；同一供应商供应几种物料，按平均计算。

（三）交货期：交货期限及交货数量是考核评价供应商的重要指标，每类物资逾期一天，扣1分，逾期停工待料，扣10分，给公司安全生产造成重大影响的，本项不得分。

（四）售后服务：售后服务主要考核供应商产品售出后，供应商所做的售后工作。供应商应主动提供售后报务，主要对产品的性能、使用知识的讲解及不合格产品的退换，对售出产品的使用跟踪、使用效果的回访，或通过问卷调查等方式，更好的为公司服务。评价得分：按期服务：10分；偶尔拖延：7分；经常拖延：2分；置之不理：0分。

第十四条供应商等级划分

（一）A级供应商（优秀供应商，考核评定≥90分）

（二）B级供应商（不错供应商，考核评定≥80分）

（三）C级供应商（合格供应商，考核评定≥70分）

（四）D级供应商（不合格供应商，考核评定＜70分）第十五条供应商考核处理

（一）A级供应商：各企业物资管理部在付款方式、物资采购数量上给予优先安排，该类物资采购总额≥50%

（二）B级供应商：由物资部提请供应商改善不足，并限期整改，整改不力的降级处理，该类物资采购总额≥30%。

（三）C级供应商：由采购部、技术部、质监部等部门予-5

供应商管理制度 8

1.总则

1.1 目的

为使本公司原物料的国内外采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适价的原物料，特制定本制度。

1.2 范围

凡大宗原料、辅料、包装材料、微量药品、设备、零件、器材、办公用品等采购业务中，有关询价、议价、采购等作业，均适用本制度。

1.3 采购部门及权限的划分

1.3.1 公司原物料的采购计划、价格、策略等均由采购委员会决议。

1.3.2 临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总经理签准。

1.3.3 具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由请购部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。

1.4 采购工作基本原则

1.4.1 采购委员会是公司在原物料采购过程中的最高决策机构。

1.4.2 公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。

1.4.3 公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予以充分的反映和监督。

1.4.4 品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的监控。

1.4.5 采购部门必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供给。

1.4.6 采购委员会会议须定期与不定期召开。例如，根据年、季、月销售和生产目标应定期举行；根据原物料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。

1.4.7 采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，并及时提交采购委员会。采购部应对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗用情况等作出定期分析。

1.4.8 采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料。

1.4.9 采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德水平。

1.4.10 原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。

2.采购委员会及其会议制度

2.1 目的

采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特别在原物料成本占据销售成本7585%左右的行业，原物料采购成本和储存成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制度可以让我们得以：

（1）奠定稳定的采购管理工作基础；

（2）提高采购管理水平；

（3）降低采购成本和储存费用，合理使用资金。

2.2 采购委员会的组织及职责

2.2.1 公司设立采购委员会，由总经理，副总经理，采购部经理，生产部经理，品管部经理，财会部经理组成。总经理担任采购委员会主席，采购部经理兼任会议秘书，做会议记录并负责决议案的执行。

2.2.2 采购委员会职责：

（1）拟定原物料的采购政策并确保政策的适当执行。

（2）依据本公司的质量标准，确保原物料的品质及合理的`价格。

（3）审核决定采购的时机、价格及数量。

（4）协调、解决影响采购实施的重大问题。

2.3 采购委员会组织的运行

2.3.1 每月定期召开采购委员会会议采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员会召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分析资料，以供会议讨论和决策。

2.3.2 不定期召开采购委员会会议对采购管理过程中的特殊事项，例如：原物料市场急剧变化时。经采购委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。

2.3.3 开会的法定人数为全体委员的三分之二，采购委员会的决议须半数以上人员表决通过，方可执行。出席采购委员会会议的列席人员无表决权。

2.3.4 采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参加，应授权代理人员参会。

2.3.5 会议主持人为采购委员会主席，主席因故不能出席会议时应委托副主席或公司其他领导主持。采购部经理负责会议的召集。

2.4 采购委员会会议的内容及程序

2.4.1 采购部经理报告以下情况：

（1）上次会议决议事项的执行情况。

（2）原物料的库存量、在途量。

（3）原物料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。

（4）月原物料采购计划及资金需求计划。

（5）采购部外欠货款情况。

（6）采购实施中需协调解决的问题。

2.4.2 采购委员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定。

2.4.3 会议决议事项由采购部经理记录，整理后呈采购委员会主席核准。

2.4.4 采购部经理将核准后的会议纪要分送委员会成员，并负责决议案的执行。

2.5 采购委员会控制要点

2.5.1 对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。

2.5.2 原物料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。

2.5.3 原物料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。

2.5.4 根据产销实际情况，确定每月原物料的安全库存量，确定需阶段性（季节性）储备原料的合理库存量。

2.5.5 对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。

2.5.6 采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。

3.供应商管理办法

3.1 供应商的选定及指导

3.1.1 对于大宗或经常使用的原物料，采购部门应建立相对稳定的供应商，并设立“供应商资料卡”作为日后询议价和供料的参考。

3.1.2 为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。

3.1.3 选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。

3.1.4 若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭

3.1.5 积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。

3.2 供应商的管理和分类

3.2.1 每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以充实供应商的资料卡。

3.2.2 供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性（数量、品质）、资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D四大类：

A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；

B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；

C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。

D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。

3.2.3 对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。

3.3 供应商的开发

3.3.1 采购人员应积极调查原物料资讯，收集原物料市场行情，积极开发新的供应商。

3.3.2 开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商。

3.4 采购资料及档案管理

3.4.1 采购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及微量元素采购报表（月)”、“采购分析报表（周、月）”、“库存报表(月）”等汇总整理工作，并报告有关领导。

3.4.2 市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。

3.4.3 公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门经理同意后，由内勤人员登记，借阅人员签名后方可。

3.4.4 有关采购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅需经采购委员会主席同意，并登记后执行。

4.原物料采购管理办法

4.1 计划

4.1.1 原料采购计划采购部根据行销部的下个月及下六个月销售计划，品管部据此做出的下个月及下六个月用料计划，生产部提供的上期库存情况表，编制下个月及下六月的原料采购计划。

4.1.2 包装物采购计划采购部根据销售部的销售计划、品管部（畜禽部、肉品加工厂）做出的编织袋（包装箱）用量计划，编制采购计划。

4.1.3 劳保用品、办公用品采购计划采购部根据行政部报来的经总经理核准的每季劳保用品、办公用品请购计划，编制采购计划。

4.1.4 零配件、药品的采购计划采购部根据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量，编制采购计划。

4.2 信息收集与分析

4.2.1 采购部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易渠道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写“原料行情周报表”和“原料采购分析报表（周、月）”供采购委员会参考以便确定最佳采购时机。

4.2.2 采购部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况。

4.2.3 采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供应商及合理的采购价格。

4.2.4 对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，采购部应根据公司的要求、标准，采取供应商报价，深入厂家了解产品质量等办法，广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。

4.2.5 采购部将下月所需原物料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，提供采购委员会讨论、决策，每种原物料的可选择供应商不得少于两家。

4.3 核准

4.3.1 采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯，做出采购决策。

4.3.2 采购部根据采购委员会的决定，向供应商订货，开“原料采购申请单”签订采购合同，实施采购作业。

4.3.3 采购部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。

4.4 合同

4.4.1 所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份（一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部）。信件和数据电文可 4.4.2 如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送总经理核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。

4.4.3 采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞：

（1）标的；

（2）数量；

（3）质量；

（4）价格；

（5）包装；

（6）交货期限；

（7）验收地点及办法；

（8）交货方式及地点；

（9）付款条件及付款方式；

（10）保险；

（11）运输损耗的承担；

（12）违约责任。

4.4.4 所有合同经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。

4.5 交货期控制

4.5.1 合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度。

4.5.2 采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送生产部、品管部，以便做好接货准备。每月填报“原料采购进度月报表”。

供应商档案管理制度 9

一、建立、宪善采购制度，做好采购成本控制的基础工作

采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面：

1、建立严格的采购制度。建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权[文秘站：]人的批准权限、物料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门或内部审计部门稽核。

2、建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。

3、建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

4、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的措施。

通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。

二、降低材料成本的方法和手段

1、通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。此外，对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。如去年我公司从荷兰进口生产线，由于考虑了欧元的弱势走势，于是选择了欧元为付款币种(我公司外币存款为美元),从而降低了设备成本。

2、把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。如我公司的主要原材料聚碳酸酯(PC塑料),去年年初的价格为2.8美元/公斤，而到了月份，价格上升到3.6美元/公斤。如果采购部门能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的经济效益。

3、以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。

4、向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购，以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。

5、选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

6、充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的`收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。如有条件，企业可设专人从事这方面的工作，定期形成调研报告。

三、实行战略成本管理来指导采购成本控制

估算供应商的产品或服务成本。我们以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力，而要真正做到对采购成本的全面控制，仅靠自己内部的努力是不够的，应该对供应商的成本状况有所了解，只有这样，才能在价格谈判中占主动地位。可以通过参观供应商的设施，观察并适当提问以获得更多有用的数据；甚至为了合作，明确要求供应商如实提供有关资料，以估算供应商的成本。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，可安排一些使自己在价格上有利的谈判，并尽可能加强沟通和联系，即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径，从而降低自己企业的材料成本。进行这种谈判，要始终争取双赢的局面。要与供应商建立长期的合作关系，就不能在谈判中把供应商遇到赔钱的地步。

条 供应商档案管理方法 10

1、建立供应商档案卡。作为供应商档案管理的基础工作，是建立供应商档案卡（又称供应商管理卡、供应商资料卡等）。采用卡的 形式，主要是为了填写、保管和 查阅方便。

供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料，这种资料的'取得，主要有三种形式：

① 提供供应商资料卡，由供应商填写。

② 由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集供应商的相关资料。

③ 通过本公司和供应商已发生的采购情况（包括产品性能、产品质量、售后服务等实际情况）。

然后根据这三种渠道反馈的信息，对供应商的相关资料进行整理、核实汇总，填入供应商档案卡。

2、通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是：编制供应商信息周报，由

汇总整理，周会时上报总经理，据此建立综合的供应商档案。

ISO9001供应商管理程序文件 11

ISO9000质量管理体系

程序文件

供应商评价和采购管理程序

编制：

版

号： 审核： 编制日期：

批准： 生效日期：

[键入文字] [键入文字] 目的

对采购过程及供方进行评价和控制，确保所采购的产品符合规定要求。范围

（1）标准品。（2）加工品 3 权责

3.1 销售部：负责下达客户订购的货品 3.2 采购部：负责物资的采购实施 3.3品质部：负责对物资采购的验收标准的制定及采购回物资的验证和标识

3.4物流部：负责对采购物的收发和管理 3.5仓 库：负责对在库品的管理 4 工作程序： 5.1供应商的调查

5.1.1采购部门根据公司销售部的需求向有意向的供应商发出《供应商评鉴表》。

5.1.2收集各相关供应商的“调查表”后进行分析筛选，与本公司需要的供应商洽谈。

5.1.3必要时企业由供应、质检、技术等部门组织相关人员去供应商处进行实地考核调查。

5.1.4根据供应商的资料或实地考查情况进行综合分析并作好记录。5.2供应商的评价

5.2.1依据供应商提供的资料、考查情况或“样品”检测或试验记录进行全面分析。

5.2.2质量体系的要求

从供应商的生产设施、技术力量、质量管理体系、检测装置、质量控制及产品的实际情况、生产、交货能力、服务态度进行综合评价。

5.2.3根据初选的供应商的数次送货、质量、价格、交付、售后服务等情况来确定合格的供应商 5.3供应商的选择

5.3.1质管部对供应商的来料每次均要进行检验或试验，并填写《材料检验记录》。

5.3.2依据供应商的产品验证记录及交期和售后服务情况，从中确定选择合格的供应商。

[键入文字] [键入文字]

5.3.3经过调查分析、评价后，由供销部建立起《合格供应商名册》做为长期稳定的供应商。

5.3.4企业对各主要的合格供应商同时应保持两家或两家以上，以利于公司生产和发展。5.4供应商的辅导

5.4.1为了实现组织质量方针和质量目标，满足产品或顾客要求，本着互利互惠的原则，对那些提供主要产品或特殊产品的重点供应商的产品质量应进行监视和控制。

5.4.2根据有关记录，如某种原材料的供应商的产品连续三次都不合格时，应通知供应商限期改进，否则，从《合格供应商名册》删除。

5.4.3本着对供应商互利互惠的原则，品质部、采购部应对供应商进行分析，必要时组织有关人员去供方进行实地辅导和协助其改进。

5.4.4如因各种原因，供应商物资超过三次（一季度）不合格且又无改进效果时，应把该供方从《合格供应商名册》中删除，并通知其相关部门。5.5采购资料

严格按照我司产品目录的技术参数进行采购。5.6采购计划

5.6.1采购计划是根据销售成交订单进行严格采购的

5.6.2采购计划应清楚地说明采购物资的要求，包括：名称、规格、型号、数量、计量单位、等级、质量要求或技术说明、时限等。5.7采购合同

5.7.1对所采购的重要物资，企业应与合格供方签定采购合同，并双方单位加盖公章后生效 5.8采购产品的验证

5.8.1对所采购的物资及材料，企业应进行验证，并由品质部进行验证工作。

5.8.2如验证合格后进行标识、入库。如不合格时，由品质部与供应商联系调换、返工等方法处理，如仍然达不到公司质量要求，由采购部负责退货。

5.9采购管理

5.9.1交货期管理：采购人员依照需求单位指定的交货日期与供方接洽交货日期。

5.9.2催货管理：采购人员与供方协商定案后的交货日期为基准，依照需求单位之状况进行跟催，掌握交货情形，若无法交货则重新与供方协调交货日，再进行催货。

[键入文字] [键入文字]

5.9.3交货期变动：采购订单或采购合同确认后，供方遭遇不可抗拒之天灾或其它因素无法如期交货时，采购与销售部门及供方重新协调交货期，并于采购订单或采购合同上做注明。

5.9.4价格管理：采购人员依照材料、规格、交货期、数量及过去采购记录经询价、比价、议价后，在可接受的合理范围内，经主管领导核准后，即可向供方进行采购。5.10采购作业程序

5.10.1采购文件的接收：采购人员接获客户成交订货单。

5.10.2 询价作业：采购人员接受成交订单后，向供应咨询价格及货期。5.10.3比价作业：询价作业后，如可能的话需二家以上的供方提供报价，以利比价作业进行，并选择品质、成本、交货期、售后服务等符合公司要求之供方。

5.10.4议价作业：数量货金额交大的产品需与供应商进行议价。5.10.5订购作业：询价、比价结束后向供应商正式下达采购订单。

5.10.6订单变更：已发出的采购单有取消或内容更改情形发生时，应由销售部人员在原销售订单上写明变更内容、日期并由总经理或部门主管签字交由采购部进行变更。

6． 相关文件 合格供应商名册（FR-08-03）供应商评鉴表（FR-08-05）采购订单

[键入文字]

供应商管理制度 12

一、目的

对供应商合理评定和选择，确保供应商具备提供本公司规定要求的产品的能力。特制定本办法。

二、适用范围

提供本公司产品生产用原、辅物料及测试、设计、生产工具、设备仪器的合格供应商名单增加、删除、更改、提供其它与品质无直接关系的供应商不受本办法的控制。

三、职责

四、程序细则

（一）供应商来源的控制

1、《合格供应商名单》原则上是针对生产厂商而非销售商，如果工程部经理认为需要时，可以同时列明厂商的原料编号，如果只列明生产厂商，则任何能供应该生产厂商产品的销售商，均视为合格供应商。

2、如某销售商为生产厂商指定代理商，则该销售商代表生产厂商。

3、每种物料可以有一个以上合格供应商，工程部产品开始人员认为需要时，可以在产品bom表上列明某项物料的特定合格供应商，该供应商必须是《合格供应商名单》中的。采购、检验或生产部门作业时都应考虑供应商是否为bom表中列明的'合格供应商。

4、《合格供应商名单》记载于电脑系统中，由工程部经理负责名单的增加、删除、更改。

（二）供应商的评估/选择标准

1、新供应商由采购发出《供应商信函调查表》，供应商填妥回传，正本采购部保存，副本分发品管部及工程部。

2、品管部经理在可能的情况下，派员到供应商生产现场考察其品质运作，对其品质体系进行评价并记录于《供应商品质体系调查表》中。

3、如该供应商以前曾供应过其它物料，可以依其以前表现评估。

4、对未列入《合格供应商名单》的新供应商，除非产品开发人员有充分的理由证明该供应商提供的物料符合品质要求，否则工程部经理应要求采购人员进行小量采购作试产之用。对此物料的采购申请，申请人应在单上注明。

5、当物料试产后《无件试验报告》反映结果合格，由工程部经理决定是否增加该供应商为合格供应商，增加程序见本程序（四）之4点。

（三）供应商表现的评估

1、由品管iqc填写《供应商品质表现评估表》，依“进料检验程序”对供应商来料进行品质评估。

2、进料检验时，若iqc发现并非来自合格供应商的来料，或合格之销售商提供并非合格生产厂商的物料，亦判定来料不合格。

3、由采购部及计划部每月填写《供应商价格、交货表现评估表》，提交经理审核，并决定是否要求工程部经理更改供应商。

（四）供应商的更改

1、工程部经理决定更改合格供应商时，由产品开发人员发出《物料更改通知单》，经工程部经理批准后更改电脑系统内之相关资料。

2、《合格供应商名单》以电脑中存储本为准，由工程部依《物料更改通知单》进行控制，任何电脑打印表单只限打印当天参考。

3、如属删除某供应商，则心须于《物料更改通知单》上列明删除该供应商后本公司物料处理方法。

4、如增加产品用料中的合格供应商，而该供应商不属《合格供应商名单》内，则填写《物料更改通知单》时，同时更改产品bom表中相关物料及将该供应商列于《合格供应商名单》内。

5、如为一供应商代替另一供应商，则视为增加一供应商，另一被删除，程序同上述之3、4点。

6、由品保部经理复核本程序之3中物料处理方法的效果，并填于《物料更改通知单》正本上。

7、工程部经理每三个月派员核查电脑系统中存储之《合格供应商名单》，确保正确无误，核查结果工程部保存至少两年。

五、附件

1、《合格供应商名单》

2、《供应商信函调查表》

3、《供应商品质体系调查表》

4、《供应商品质表现评估表》

5、《供应商价格、交货表现评估表》

6、《供应商总体表现评估表》

7、《物料更改通知单》

供应商档案管理制度 13

一、完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作

新《企业财务通则》第二十物条规定，企业应当建立健全存货管理制度，规范存货采购审批制度、执行制度，根据合同的约定以及内部审批制度支付货款。外购材料采购工作涉及面广，需要与形形的各界人士打交道，情况纷繁复杂。因此，如果酒店不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要从以下几个方面做起。

1.建立科学合理的采购制度。

建立科学、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间的扯皮现象，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。

2.建立供应商档案和准入制度。

对酒店的正式供应商要建立档案，供应商档案要有编号、详细联系方式和地址，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。酒店的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考察。

3.建立价格档案和价格评价体系。

采购部门对所有采购物资建立价格档案，对每一批采购物品的报价，首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要做出说明。

4.执行材料的标准采购价格，实行比价采购。

财务部对重点监控的物资根据市场变化的产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。

通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理、提高效率、控制采购成本，确实有较大的成效。

二、降低材料成本的方法和手段

1.通过付款条款的。选择降低采购成本。

如果酒店资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。

2.把握价格变动的时机。

价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机，为酒店节约资金，创造经济价值。

3.以竞争招标的方式来牵制供应商。

对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行招标，通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使单位在谈判中处于有利的地位。

4.向厂商直接采购或结成同盟联合订购。

向厂商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时厂商的技术服务、售后服务会更好。另外，今后的发展方向是：有条件的几个同类单位结成同盟联合订购，以克服单体酒店数量小而得不到更多优惠的矛盾。

5.选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。

与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

6.充分进行采购市场的调查和信息收集。

一个酒店的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。

三、对采购价格进行控制

1.规定采购价格通过市场价格调查。

酒店对餐饮所需的某些食品原料提出采购限价，即在一定幅度范围内，规定按限价进行市场采购，不可超过限价。

2.规定购货渠道和供应单位。

为了确保价格得到控制，一般酒店做出采购规定：酒店采购部只能从那些指定的供货单位购货，或者只许采购来自规定渠道的食品原料。因为酒店预先已同这些单位商定了购货的价格。

3.控制大宗贵重食品原料的采购权限。

贵重或大宗食品原料价格影响餐饮成本的主体。一些酒店规定：由餐饮部提供食品原料使用需求情况报告，采购部提供应单位的价格报告，具体向哪个供货商购买由酒店管理层决定。

4.加大购货量和改变购货规格。

大批量采购食品原料以降低价格是控制采购价格的一种策略。若食品原料的包装有大有小时购买酒店适用的大规格，也可以降低单价。

5.根据市场行情适时采购。

某些食品原料在市场上供过于求，价格十分低，又是酒店大量需要品，只要质量符合要求又便于储存，可以适时购进，以备价格回升时使用。在应时食品原料刚上市时零售价格和偏高，采购量应尽量减少，满足需要即可，待价格稳定时再添购。

四、实行战略成本管理来指导采购成本控制

1.估算供应商的产品或服务成本。

我们以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力，而要真正做到对采购成本的全面控制，仅靠自己内部的努力是不够的，应该对供应商的成本状况有所了解，只有这样，才能在价格谈判中占主动地位。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，可安排一些使自己在价格上有利的谈判，并尽可能加强沟通和联系，即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径，从而降低成自己单位的材料成本。进行这种谈判，要始终争取双赢的局面，以达到与供应商建立长期良好的合作关系。

2.对竞争对手进行分析。

对竞争对手进行分析的目的是要明确我方与竞争对手相比的成本态势如何。我们的优势在哪里，对手的优势在哪里，优势和劣势的根源是什么，是源自于我们与竞争对手战略上的差异，还是源自于各自所处的不同环境，或是单位内部结构、技术、管理等一系列原因。

3.收集相关行业商业情报，对未来的材料价格走势做到心中有数，应对自如。

供应商档案管理制度 14

企业产权转移的过程中，我们经常能看到档案随资产移交的消息。然其实质，这些档案在移交的同时则伴随着一种企业档案信息的有偿转让。单位开始实行分房货币化制度，买了房的职工需提供购房审批表才能申请住房补贴，我们公司的一位职工去当地一家房地产管理部门复印一份审批表，一花就是三十几元，该职工大概了解了一下费用内容，包括复印费、服务费、档案利用保护费等，项目合理，效益可观。我们十分赞叹该单位的生财之道，同时又不得不关注一个曾经一度成为热点的议题：档案的有偿服务。

任何现象的出现都有其合理性，企业档案管理出现商业化倾向也有其必然性。

主观上，经济利益至上正逐渐成为企业档案管理的一个新共识。企业商业化管理的最大特点是一切活动以盈利为宗旨。目前，不管是企业领导层还是档案部门正在逐渐达成一个共识：企业的一切活动都围绕着盈利这一根本目的展开，也就是在这样一种意识的引导下，企业档案管理正逐步呈现商业化管理趋势。

1、档案信息商业化管理趋势的出现和存在有其合理性。

目前，一些企业认为，在市场经济条件下企业的一切活动都围绕着盈利这一根本目的展开。为了盈利，企业必然遵守商业化管理规则，作为企业的一项附属管理工作，企业的档案工作则势必自觉配合企业的各项经济活动，在配合的同时也意味着在同步遵从企业的商业化管理规则，并因此得出结论，档案信息商业化管理趋势的出现和存在有其合理性。另外，有一个现象不容忽视：在新的市场经济条件下，为了适应企业市场竞争的要求和档案部门自身利益竞争的需要，企业档案工作的管理理念正出现明显的变化———更注重短期实效而非长远的保存价值、更注重经济效益而非传统的管理目标、更注重本部门的利益回报（主要是本部门地位的巩固和相应的物质回报）而不仅光作无偿贡献。

2、企业对档案工作的重视程度和人力、物力投入应更多地与档案部门提供的有效服务或创造的效益相挂钩，而且企业档案部门所作贡献的量化效果越好得到的关注也越多、越快。

在企业积极投入市场经济活动的同时，企业的档案工作领域不可能存在真空。目前企业对档案工作的投入普遍减少，这主要与档案工作对企业的创利奉献能力密切相关。企业以经济建设为中心，企业活动的总原则是最大程度地获取利润，企业首先遵循的第一条原则就是用最少的报酬支出换取最大限度的利益回报，这一特点在市场经济高度发达的今天尤为显著。这一特点还充分左右着企业对各项工作的关注程度和物质、人力投入多少。这一特点还直接导致了一些企业在加强某些关键环节力量的同时削弱在大多数时候只出不进的档案部门，并体现在企业领导层对不同种类档案的不同重视程度上？押在越来越关注科技档案、会计档案的同时，放松对其他种类档案的管理。科技档案、会计档案由于受多种原因的影响，在同等条件下，对企业的整体贡献正在增大，而同时文书档案等其他档案由于非直接与经济效益挂钩等因素，对企业的贡献特别是经济利益贡献方面相对逊色。事实上，作为企业档案的一部分，文书档案更多的体现其社会价值、历史价值，对企业的市场竞争的关联并不密切。企业的领导层在完整估量各种档案对企业的贡献远景后作出了符合企业利益的又一抉择：把投入的天平倾向科技档案和会计档案。总之，企业希望其每一项工作包括档案工作都能为盈利服务，最好能直接带来盈利。

客观上，关于企业档案工作商业化管理的功利倾向的现实意义：

1、商业化管理不仅为档案的发展提供了必需的资本支持，更为档案部门赢得生存关注。

市场经济条件下，档案工作自身发展需要关注利益回报。长期以来档案工作的附属性、依赖性、被动性等� 历经了失落与压力之后，企业的档案部门着手努力适应新的发展趋势，并从最初的无奈选择发展到部分企业的积极开发档案工作市场化途径，比如信息有偿转让或共享等，特例是出售商业机密。但不管怎样，白猫黑猫会抓老鼠就是好猫，企业档案部门正在积极应对。

2、事实上，企业档案部门完全拥有直接创造经济利益的条件。

长期以来，在企业的经济建设中也多数以低调出现，很少有成为企业经济建设新生力量的欲望和理念，也很少有人去考虑档案部门能不能去赚钱的问题。

（1）档案部门完全可以改变只出不进的这种观念。档案部门在为企业内部管理和经济建设提供有效凭证和参考时，这种服务完全可以作经常性的公开量化处理，以引起合理的有效的关注。过去，档案系统总以自居，以默默� 举个例子，一件产品从开发研究到投产、投放市场直至盈利，积聚了从科研部门、管理部门、生产部门、营销部门的大量心血，也同样少不了档案部门的贡献，特别是产品的更新换代，更少不了对源头产品的档案的有效利用，而为维护产品档案的核心信息的安全，档案部门也承担了相当大的压力。而在庆功会上，有多少人会想起档案部门，几乎没有。这有点尴尬、有点悲哀，但却是一个不争的事实。这就需要档案部门首先自己站出来，要求在分摊产品成本时，把档案部门在这方面的付出计入成本，在计算利润时也同样应有档案部门一份，这样一来多少可以打消一些员工心中档案部门只出不进的传统观念。

（2）企业的档案部门完全可以以合理的方式向外提供有偿服务。我们的企业早已面向社会，企业的档案部门也应以积极的`态度和行动面向社会、走向社会。面对竞争和压力，我们这些企业档案人不得不思考一些档案利用方面的问题：我们的利用工作究竟做得怎样，该怎么做，我们能让外界了解多少，我们如何让外界了解我们。作为企业的一部分，我们的工作重心永远首先是企业本身，但在完成为企业做好服务工作的同时，档案部门还完全可以以适当的方式证明自身的另一种价值：我们的档案可以在不影响企业利益的前提下为社会服务、为公众服务，而且可以是有偿服务；档案工作的延伸服务为档案部门的发展开辟了一个良好的新起点。档案部门往往拥有一些相当不错的设施和技术，如复制、修裱技术、图文的绘制、晒制整理装订等，完全可以用于谋利。比如文中开头提及的购房审批表的有偿使用，比如社会各界需要的本企业可以公开的信息的有偿服务或转让，这些不仅可以使档案部门为企业谋得利益，更可以借以提高档案部门的地位，并为档案部门自身建设提供良好的经济基础。《中国档案》20xx年第3期《勇闯市场天地宽———首钢设计院档案处改为股份制公司》一文中所载首钢设计院档案处的成功改革就是很好的例证，改革不仅使新公司在一年内拥有了94万元收入，且良好的经济效益进一步促进了档案管理工作的发展。一年来，该公司用经营所得资金投资39万元改造档案库房、购置设备，大大提高了档案现代化管理水平，使企业的档案工作步入了良性循环。

社会在变，企业在变，为了很好地适应企业发展的需求，企业的档案部门也在不断的变革。企业档案工作的商业化管理倾向的出现应该说是一个顺应企业档案工作发展历史潮流的好现象，但恰如任何一种新生事物的出现必然伴随着一些疑问和难点，企业档案的商业化管理又有一个尚待完善的过程，也有一些需要理清的问题。

首先，要活力还是要秩序的问题。商业化管理的一大特点是：盈利和价格相对自由定位，管理模式和理念的不断更新换代乃至标新立异。这就是说企业档案工作的商业化管理将与传统档案管理理念下的集中统一化、规范稳定化的价值观念和管理制度产生矛盾，而共同的价值观又是维系事业兴旺发达的生命线。这就是说，在企业档案商业化管理发展过程中，怎样与现有有关档案法规的合理衔接将十分重要。我们既要尊重历史发展的需要，使企业的档案管理充满活力，给企业以更多的自，同时又要使企业的档案管理遵循档案专业发展的整体要求，努力使企业档案工作在法律法规没有禁止的范围内进行，使企业档案工作既有活力又有序变革。

供应商管理制度 15

一、目的

对供应商合理评定和选择，确保供应商具备提供本公司规定要求的产品的能力。特制定本办法。

二、适用范围

提供本公司产品生产用原、辅物料及测试、设计、生产工具、设备仪器的合格供应商名单增加、删除、更改、提供其它与品质无直接关系的供应商不受本办法的控制。

三、职责

四、程序细则

（一）供应商来源的控制

1、《合格供应商名单》原则上是针对生产厂商而非销售商，如果工程部经理认为需要时，可以同时列明厂商的原料编号，如果只列明生产厂商，则任何能供应该生产厂商产品的销售商，均视为合格供应商。

2、如某销售商为生产厂商指定代理商，则该销售商代表生产厂商。

3、每种物料可以有一个以上合格供应商，工程部产品开始人员认为需要时，可以在产品bom表上列明某项物料的特定合格供应商，该供应商必须是《合格供应商名单》中的。采购、检验或生产部门作业时都应考虑供应商是否为bom表中列明的合格供应商。

4、《合格供应商名单》记载于电脑系统中，由工程部经理负责名单的增加、删除、更改。

（二）供应商的评估/选择标准

1、新供应商由采购发出《供应商信函调查表》，供应商填妥回传，正本采购部保存，副本分发品管部及工程部。

2、品管部经理在可能的情况下，派员到供应商生产现场考察其品质运作，对其品质体系进行评价并记录于《供应商品质体系调查表》中。

3、如该供应商以前曾供应过其它物料，可以依其以前表现评估。

4、对未列入《合格供应商名单》的新供应商，除非产品开发人员有充分的理由证明该供应商提供的物料符合品质要求，否则工程部经理应要求采购人员进行小量采购作试产之用。对此物料的采购申请，申请人应在单上注明。

5、当物料试产后《无件试验报告》反映结果合格，由工程部经理决定是否增加该供应商为合格供应商，增加程序见本程序(四)之4点。

（三）供应商表现的评估

1、由品管iqc填写《供应商品质表现评估表》，依“进料检验程序”对供应商来料进行品质评估。

2、进料检验时，若iqc发现并非来自合格供应商的来料，或合格之销售商提供并非合格生产厂商的物料，亦判定来料不合格。

3、由采购部及计划部每月填写《供应商价格、交货表现评估表》，提交经理审核，并决定是否要求工程部经理更改供应商。

（四）供应商的更改

1、工程部经理决定更改合格供应商时，由产品开发人员发出《物料更改通知单》，经工程部经理批准后更改电脑系统内之相关资料。

2、《合格供应商名单》以电脑中存储本为准，由工程部依《物料更改通知单》进行控制，任何电脑打印表单只限打印当天参考。

3、如属删除某供应商，则心须于《物料更改通知单》上列明删除该供应商后本公司物料处理方法。

4、如增加产品用料中的合格供应商，而该供应商不属《合格供应商名单》内，则填写《物料更改通知单》时，同时更改产品bom表中相关物料及将该供应商列于《合格供应商名单》内。

5、如为一供应商代替另一供应商，则视为增加一供应商，另一被删除，程序同上述之3、4点。

6、由品保部经理复核本程序之3中物料处理方法的效果，并填于《物料更改通知单》正本上。

7、工程部经理每三个月派员核查电脑系统中存储之《合格供应商名单》，确保正确无误，核查结果工程部保存至少两年。

六、附件

（一）《合格供应商名单》

（二）《供应商信函调查表》

（三）《供应商品质体系调查表》

（四）《供应商品质表现评估表》

（五）《供应商价格、交货表现评估表》

（六）《供应商总体表现评估表》

（七）《物料更改通知单》

供应商管理制度 16

1）每天下班后由仓库管理员检查门窗是否关闭，按仓库十二防”安全原则检查货物，异常情况及时处理和报告。

2）门禁管理：非仓库人员谢绝进入仓库，如需要进入必须予以登记方可进入。

3）仓库内严禁吸烟和禁止明火，发现一例立即报告处理。

4）高空作业需要使用作业车，并注意安全。

5）保障疏散通道、安全出口畅通，以保证人员安全。

2、物料管理（异常处理及呆滞物料处理）

1）物料品质维护：在物料收货、点数、借料、摆放、入库、归位、储存的过程中，遵循仓库“十二防”安全原则，防止物料损坏，有异常品质问题进行反馈处理。

2）发现物料异常信息，如储位不对、帐物不符、品质问题需要及时反馈处理。

3）每月对库存物料进行呆滞分析和召开会议进行处理，根据处理结果对物料进行分别管理。

4）保持物料的`正确标示和定期检查，由仓库管理责任人负责。对标示错误的需要追查相关责任。

供应商管理程序文件 17

供应商管理程序文件

FNK-CGB-04 1.目的：选择合格供应商，以我公司产品质量要求，为保证所采购的原材物料满足规定要求。

2、范围：适用于合格供应商的选择和管理（包括新老产品的供应商）。3.职责：

3.1采购部负责新老产品供应商的选择、信息收集、贮存和发布。3.2采购部负责提供合格供应商的评定资料及为供应商奖惩提供依据。3.3由技术、采购、综合等部门人员组成评审小组，负责合格供应商的评审。

3.4综合部部长负责合格供应商的批准。

3.5 技术部负责供应商产品技术方面的协调工作。4.程序： 4.1定义：

4.1.1原材物料：直接应用于产品的原料、物料和辅料。4.2老产品新增供应商的选择：

4.2.1选择原则：采购部负责保存与各供应商的采购合同，通过价格、交付期、产品质量等个方面的比较来选择。

4.2.2.由供应商填写“供方调查表”，并提供生产许可证和营业执照、认证证书（复印件）。4.2.3老产品的增点： 增点原则：

a.现有配套体系中的供应商产品质量、生产能力、协调性或成本控制不能满足公司需要的，或因质量提升需要发展新点的； b.预选点为国内同行有稳定的配套关系的； c.公司领导提出增点的；

d.新增点的供应商工厂条件（包括质保能力等）原则上不能低于老供应商（特殊情况可由总经理批准）。

4.2.3.1凡符合增点原则的，采购部收集有能力承制本公司产品的供应商，落实采购员填写 “供方调查表”，附同供应商的相关资料，负责新增点手续的办理，新增供应商若非公司配套体系内的单位，需报综合部办公会议讨论，由总经理决定是否需要增点。

4.2.3.2供应商填写“供方调查表”，并提供生产许可证和营业执照、认证证书（复印件）、以及企业标准、执行标准、产品检测报告等有关技术资料。对于产品代理商应提供产品生产厂家的相关资料。4.4供应商产品质量事故的处理：

4.4.1若生产过程中或市场反馈发现供应商交验的产品出现重大或批量的质量问题，应按双方签订的“质量保证协议”规定要求供应商索赔及作出市场处理，由采购部门通知供应商派人洽谈，根据质量问题的性质及双方的洽谈结果，作出初步处理意见，书面报告事业部总经理。必要时由综合部召集有关人员进行评审，确定处理意见。处理意见包括： a.继续供货限期整改； b.暂停供货限期整改；

c.撤点。

4.4.2经确定继续供货限期整改的，由综合部书面通知采购、检验和供应商，并明确整改要求和整改期限。供应商应根据整改要求在规定时间内组织整改，整改到位后，应书面报告综合部。

4.4.3经确定暂停供货限期整改的，由综合部书面通知采购、检验、财务和供应商，明确整改要求和期限。供应商应根据整改要求积极采取纠正和预防措施，在规定时间内完成整改工作。整改到位后，由供应商向质管处书面报告。

4.4.4经确定为撤点的，由综合部按本办法办理撤点手续。4.4.5经确定需对供应商作出经济索赔的，应由质管处根据与供应商的洽谈纪要和双方的“质量保证协议”确定索赔金额，填写 “索赔报告单”，双方代表签字后报事业部总经理批准，经批准后由财务在供应商的货款中扣除。供应商若不及时派人处理的，质管处可书面报告总经理，提请对责任供应商暂缓付款，直到责任供应商妥善处理为止。

4.4.6整改结果的确认：

4.4.6.1供应商整改到位后，应向综合部提供书面报告。报告要详细说明所采取的整改措施和保证措施以及整改前后产品外观、性能方面的变化等。采购部应填写“预防纠正记录表”，确定必需的确认项目（根据实际情况选择样件验收、性能试验、考核批试验、小批量供货 和考察等），通知各有关部门。

4.4.6.2整改结果确认后，由质管处收集见证资料，总结确认结果，报事业部总经理批准。必要时由总经理召集检验、技术、采购、质管等有关人员进行评审。评审通过后由质管处书面通知各有关部门。4.4.7供应商整改结果确认后，便可按正常程序进行供货。但一旦重复出现类似问题，由质管处提出撤点建议，按本办法办理撤点手续。4.5供应商撤点评审： 4.5.1撤点条件：

a.出现过重大质量问题并给企业造成一定的经济损失的供应商产品； b.出现质量问题不整改或屡次不积极参加协调的； c.经考察或第二方认证不具备条件的供应商； d.不及时交货造成严重脱节的； e.其它由供应商提出中止关系的。

4.5.2供应商产品凡出现上述情况之一，应由提出部门填写“供应商撤点建议书”，说明理由，并附原始资料报事业部总经理批准，必要时召集有关人员进行评审，确定评审结论。

4.5.3经批准撤点的供应商，由质管处以供应商信息通告的形式通知有关部门。

供应商管理制度 18

1.目的

为规范供应商管理，建立安全、稳定的供应商队伍，防止外购原材料、零件、设备的原因发生安全事故，保护员工生命和财产安全，特制定本制度。

2.范围

本办法适用于向公司长期供应原辅材料、零件、部件及带给配套服务的厂商。

3.职责

各单位采购部门负责本单位对外采购。负责供应商资质鉴定、信用等级评价、产品质量等。

4.资料

4.1管理原则和体制

4.1.1各单位公司采购部门对供应商实行管理，生产、技术等部门予以协助。

4.1.2各单位采购部门可对供商评定信用等级，建立供应商目录，根据等级实施不同的管理。

4.1.3各单位采购部门要定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。

4.1.4对选定的供应商，各单位可与之签定采购协议，在协议中具体规定双方的权利与义务、双言互惠条件。

4.2供应商的评定资料

4.2.1资质鉴定，供应商应带给相关资质证明，具备合法性。

4.2.2产品质量水平评定。

包括：

（1）物料来件的优良品率；

（2）质量保证体系；

（3）样品质量；

（4）对质量问题的处理。

4.2.3交货潜力评定。

包括：

（1）交货的及时性；

（2）扩大供货的弹性；

（3）样品的及时性；

（4）增、减订货货的批应潜力。

4.2.4技术潜力评定。

包括：

（1）工艺技术的先进性；

（2）后续研发潜力；

（3）产品设计潜力；

（4）技术问题材的反应潜力。

4.2.5服务评定。

包括：

（1）零星订货保证；

（2）配套售后服务潜力；

（3）服务态度。

4.2.6合作状况评定。

包括：

（1）合同履约率；

（2）年均供货额外负担和所占比例；

（3）合作年限；

（4）合作融洽关系。

4.2.7价格评定。

包括：

（1）优惠程度；

（2）消化涨价的潜力；

（3）成本下降空间。

4.3供应商评定步骤

4.3.1采购部进行市场调查，拟出至少3家具备资质和潜力的单位。

4.3.2由采购部组织相关人员组成的评选小组，对拟订的供应单位进行实地考查，构成考查报告。

4.3.3依据考查报告，采购部确定供应商排行顺序，建立供应商资料。

4.4采购部每年组织对供应商进行重新评估，不合格的进行淘汰，同种采购商品的供应商至少应持续3家。

4.5采购部可对供应商信用状况划分信用等级，对最高信用等级的供应商，可进行优先选取和优惠待遇。

4.6管理措施

4.6.1各单位对重要供应商应定期进行实地考查，掌握供应商生产、管理状况。

4.6.2各单位对购入物品应进行检查和分析，随时掌握商品质量。

4.6.3各单位应用心开发新的供应商，减少对个别供应商大户的过分依靠，分散采购风险。

供应商管理制度 19

1、目的

为规范供应商管理，建立安全、稳定的供应商队伍，防止外购原材料、零件、设备的原因发生安全事故，保护员工生命和财产安全，特制定本制度。

2、范围

本办法适用于向公司长期供应原辅材料、零件、部件及提供配套服务的厂商。

3、职责

各单位采购部门负责本单位对外采购。负责供应商资质鉴定、信用等级评价、产品质量等。

4、内容

4.1管理原则和体制

4.1.1各单位公司采购部门对供应商实行管理，生产、技术等部门予以协助。

4.1.2各单位采购部门可对供商评定信用等级，建立供应商目录，根据等级实施不同的管理。

4.1.3各单位采购部门要定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。

4.1.4对选定的供应商，各单位可与之签定采购协议，在协议中具体规定双方的权利与义务、双言互惠条件。

4.2供应商的评定内容

4.2.1资质鉴定，供应商应提供相关资质证明，具备合法性。

4.2.2产品质量水平评定。包括：

（1）物料来件的优良品率；

（2）质量保证体系；

（3）样品质量；

（4）对质量问题的处理。

4.2.3交货能力评定。包括：

（1）交货的及时性；

（2）扩大供货的弹性；

（3）样品的及时性；

（4）增、减订货货的批应能力。

4.2.4技术能力评定。包括：

（1）工艺技术的先进性；

（2）后续研发能力；

（3）产品设计能力；

（4）技术问题材的反应能力。

4.2.5服务评定。包括：

（1）零星订货保证；

（2）配套售后服务能力；

（3）服务态度。

4.2.6合作状况评定。包括：

（1）合同履约率；

（2）年均供货额外负担和所占比例；

（3）合作年限；

（4）合作融洽关系。

4.2.7价格评定。包括：

（1）优惠程度；

（2）消化涨价的能力；

（3）成本下降空间。

4.3供应商评定步骤

4.3.1采购部进行市场调查，拟出至少3家具备资质和能力的单位。

4.3.2由采购部组织相关人员组成的。评选小组，对拟订的供应单位进行实地考查，形成考查报告。

4.3.3依据考查报告，采购部确定供应商排名顺序，建立供应商资料。

4.4采购部每年组织对供应商进行重新评估，不合格的进行淘汰，同种采购商品的供应商至少应保持3家。

4.5采购部可对供应商信用情况划分信用等级，对最高信用等级的供应商，可进行优先选择和优惠待遇。

4.6管理措施

4.6.1各单位对重要供应商应定期进行实地考查，掌握供应商生产、管理情况。

4.6.2各单位对购入物品应进行检查和分析，随时掌握商品质量。

4.6.3各单位应积极开发新的供应商，减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。

供应商管理制度 20

1、供应商的选择

1.1根据企业的生产要求，确定需要采购的原辅料、设备、劳动防护用品等是否符合危险品目录中的危险品，对这些危险品进行学习，了解产品的特性。

1.2对供应商的资质进行考核，要求各供应商根据实际情况提供相关的资料，如：危险品生产许可证、危险品经营许可证、危险品技术安全技术说明书、安全标签标签等证明材料。

1.3营销科汇总后，报总经理审批，对该供应商所供产品进行试用（不需试用的由化验室化验，直接由车间使用），根据该产品的质量、性能，使用情况，安全特点、相关资质证明、价格和售后服务等方面进行确认，选定合格供应商。

1.4把确定好的各供应商分门别类的归档管理，建立合格供应商档案，纳入《供应商管理台帐》。

2、采购程序

2.1采购各产品时，按照采购计划，可以根据实际情况（必要时）要求供应商提供相关危险品的生产许可证、经营许可证、危险品技术指导说明书、危险品标签等资料以及合格证，以确保产品符合安全要求。

2.2进行初步检验以后，不符合条件的可要求供应商提供资料或选择退货；符合条件的才可以进公司、入库，办理相关的手续。

2.3采购负责人发现问题，应及时与供应商联系，把信息及时反馈给供应商，以最大限度地降低采购风险，确保采购的产品符合要求。

3、供应商的安全管理

3.1供销科负责建立供应商管理制度，确定资格预审程序和要求、选用和需用的标准，建立合格供应商名录和档案，定期对合格供应商提供的原材料、设备等的质量、售后服务进行审查，淘汰不符合要求的供应商。

3.2各有关部门对供应商进行资格预审时，公司营销部门编制、发送招标书（招标书中应有安全的要求）

3.3有关部门选用供应商时，应根据供应商提供的产品，从质量、性能、使用说明、价格、售后服务、安全特点、相关资质证明等方面进行确认，来选择供应商，签订供应合同，合同中应有安全管理要求的条款。

3.4有关部门续用供应商时，应对合格供应商进行交货业绩考核，对产品质量、售后服务好的，对符合安全生产要求的供应商给予续用。

3.5公司供应部门，应经常识别与采购活动有关的风险，及时反馈给供应商，以便降低采购风险，确保所采购的产品符合要求。

供应商档案管理制度 21

一、目前工商行政管理机关档案工作存在的问题

(一)工商行政管理机关档案资源建设相对滞后。随着工作不断深入，工商行政管理机关档案资源不足与工作需求的矛盾已逐步显现出来，不仅束缚着工商行政管理机关档案事业的进一步发展，也影响了工商行政管理机关档案服务功能的进一步发挥。长期以来，工商行政管理机关档案资源以纸质档案为主体，附之于为数不多的声像档案等特殊载体的档案，门类不多，结构单一，专门档案、特色档案尤其是珍贵的实物档案更少。

(二)工商行政管理机关档案长效管理机制尚未形成。很多地方的工商行政管理机关对档案工作重视不够，管理不力，致使档案工作依然处于比较落后的状态，影响了工商行政管理机关档案工作的平衡和全面发展。有的地方为应付检查考核而管理档案，搞“突击”，检查考核一过，则搁置一边，放松了管理工作，出现“滑坡”、“反弹”现象。

(三)工商行政管理机关档案信息化建设进展缓慢。部分地方的工商行政管理机关上至领导，下至工作人员对档案信息化建设的认识不到位；很多基层分局的档案管理仍停留在原有的纯手工操作水平上，未配备计算机进行管理；档案的数字化加工力度不足，在工商行政管理机关网上可供查询利用的档案数据还不够，全文信息不全。

(四)工商行政管理机关档案的现实作用发挥不大。目前很多地方的工商行政管理机关档案工作仍停留在看门守摊、被动服务的旧观念、旧模式上，仅仅满足于等待利用者上门查阅，缺乏主动精神，编研成果很少，质量也不高，编研工作大多数只限于档案部门自身使用的专题目录、文件汇编等检索工具的编制，可以说只有编而没有研。

二、问题存在的原因

(一)部分领导和档案工作人员对档案信息化工作认识不足。众所周知工商行政管理机关工作的重心是维护市场经济秩序，一些领导没有把档案管理工作摆到重要位置来抓。加之基层单位点多面广，工作任务较繁重，领导难免会顾此失彼。因此，重业务、轻档案问题在基层单位普遍存在，导致工作人员对档案管理工作存在偏差，主动开展工作的意识不强，不善于对档案进行日常化、规范化收集管理，而是作为临时性、突击性、应付性工作。

(二)基层档案专业人员匮乏和档案人员信息化素质偏低。近些年，市场经济日益繁荣，新生事物逐渐增多，而基层工商行政管理机关任务繁重与执法力量不足之间的矛盾又难以有效解决，导致“好钢用在刀刃上”的思想普遍存在，大多数单位舍不得让业务能力强、身体素质好的工作人员专门从事档案管理工作，且受专业人员少、人员更换频繁、技能培训不及时等条件的制约，使得基层工商行政管理机关档案队伍普遍存在专业知识偏少，操作技能较差，质量把关不严的现象。个别单位档案员因兼职过多，在时间、精力上对档案工作投入不够，主动学习不足，导致对档案管理工作一知半解，是似而非，仅凭自己的理解和揣摩收集、整理档案，致使档案管理工作的完整性、规范性和系统性得不到有效保证。

(三)各类档案的收集、编研工作不及时。档案工作中心任务之一就是提供利用，如果档案收集和编研工作不及时、不完整，不仅会影响和制约档案信息利用效果，而且也不利于档案的有效管理和开发。目前个别档案收集不完整、不及时，偏于收集文书档案过多，而科技档案、声像档案少；收集纸质档案过多，而电子档案少；有些单位责任人立档责任心不强，不按要求立档，不及时移交，个别人为了工作方便把应移交的档案留作自用，这些都是影响档案收集完整的一个重要原因，同时对日后档案的提供利用受到影响。

三、解决上述问题的'对策

(一)提高思想认识，切实加强组织领导

各级领导要从为工商行政管理事业负责的高度来认识档案管理工作的重要性，进一步责任感和紧迫感。尤其是基层单位的领导，要切实把加强档案管理列入工作日程，建立长效责任机制，并通过经常性督导检查与突击抽查相结合的方式，及时发现并解决档案档案管理工作中存在的问题，确保档案工作人员认识到位，工作到位，改进到位。

(二)加强业务培训，打造档案管理专业队伍

要推动档案信息化可持续发展，必须尽快培养一支政治素质高、业务能力强、具有创新精神的档案队伍。一是挑选具有爱岗敬业、无私奉献的精神，耐得住寂寞、不为名利的思想境界和良好、健康的心态的人员充实到档案队伍中。二是要量才适用、以岗定人，在保持档案人员相对稳定的基础上，采取培训与自学相结合等方式，使档案人员不断更新和扩展新知识，提高档案人员的信息化水平。三是以“走出去，请进来”的方法，组织档案人员到先进单位参观、学习、交流，从中汲取先进经验，促进基层工商行政管理机关档案工作的再发展。

(三)加大资金投入，完善档案管理设施

各级工商行政管理机关在加大其他硬件设施资金投入的同时，要适当考虑加大对档案管理工作的资金投入，以完善档案管理的硬件设施。如在改善办公条件时，立足长远地搞好档案库房的设计，预先考虑好库房面积、结构和承重能力等要素，配备好档案库房专用设施。

供应商管理制度 22

第一章总则

第一条为加强XXX电动车辆股份有限公司（以下简称公司）的外协件采购管理；满足整车适应用户个性化需要的快速应变能力，保证外协件供应商（以下简称供应商）能够系统化、模块化、高质量、低成本、准时快捷地提供公司生产所需的零部件和总成特制定本办法。

第二条本办法适用于公司电动汽车及其它延伸产品的协作配套件供应商的管理。

第三条本办法所指外协件为非本公司生产的，从相关生产企业采购的总成及零部件。

第二章零部件采购的基本原则

第五条纳入到新型的协作配套体系的供应商，应具有较强的产品开发能力，具有适应整车满足用户个性化需要的快速应变能力，所提供零部件在国内具有领先水平，有参与国际竞争的能力，产品质量高，能够做到系统化、模块化供货，企业的部分或者全部已经融入国际零部件供应体系。

零部件采购应遵循下列原则:

1、竞标、发挥存量、相对集中、服务质量优先的原则；

2、从企业的财务状况、产品研发能力、工艺制造水平、质量管理水平、供货服务能力五个方面对供应商进行评价并择优选择供应商；

3、逐步实施全球采购，采购管理与国际接轨；

4、从开发周期缩短化、生产准时化、成本最低化、采购全球化、零部件通用化、底盘平台化、产品开发及装配模块化的思路构建新的采购模式；

5、与供应商建立合作伙伴关系，利益共享、风险共担；

6、实行a、b点动态管理制，采用供应商a、b、c、d四级评价考核体系，对合格的供应商实行周期评价，动态管理，优胜劣汰；

7、在条件成熟时推行供应商产品准时制供货(jit) ;

8、实施供应商产品质量赔偿和激励管理；

第三章工作流程及控制要点

第六条制造部在相关部门的配合下，负责将通过各种方法和手段收集到的与公司产品开发和生产有关的生产企业的相关信息录入公司潜在供应商信息库。

潜在供应商资源库里的供应商分成三个层次:潜在供应商；合格潜在供应商；合格供应商；第七条制造部负责组织研发、财务等部门对潜在供应商的资格进行认可。

通过潜在供应商的资格认可的供应商经公司分管副总经理批准后成为合格潜在供应商。

对潜在供应商的资格认可主要从以下六个方面进行评价:

质量体系管理能力（500分） ;

中国 3000万经理人首选培训网站实物质量（200分） ;

财务状况（100分） ;

产品研发能力（200分） ;

工艺保证能力（200分） ;

交付服务能力（100分） ;

特殊优势（不评分，作为参考）

潜在供应商资格认可的详细标准见附录1《潜在供应商资格认可标准》 。

潜在供应商资格认可合格标准:

1、下列情况之一者不能作为合格的潜在供应商凡两个以上方面的得分为零分的；凡评价中出现“该企业<800分的（允许无产品研发能力的为600分） 。

2、下列情况之一者，必须经过改进并进一步评价后才能确定为dfev的合格潜在供应商:凡评价得分<1000分的（允许无产品研发能力的为800分） ;除“产品研发能力外” ,其它项有得零分的。

没有以上情况且得分值≥1000分的，则潜在供应商资格认可合格，成为合格潜在供应商。

对供应商按所供产品的重要度、产品质量对整车（主机）质量的影响程度、产品的技术含量和质量风险、辆份资金占用量等因素对供应商按a、b、c分成三类，对a、b、c三类供应商分别提出建立质量保证体系的要求。

1、供应商分类的基本原则: a类:影响安全环保项和关键项质量的零部件；辆份资金占用大的零部件； b类:对整车（主机）质量影响比较大；有一定技术难度和风险；辆份资金占用比较大； c类:对整车（主机）质量影响比较小、技术难度及风险小、辆份资金占用小。

供应商以其所供应协配件中类别最高的零部件为准进行分类。

2、对a、b、c三类供应商的质量保证体系要求:对于a类供应商:建立qs 9000质量保证体系并通过第三方认证；对于b类供应商:贯彻qs 9000标准，通过iso 9000第三方认证；对于c类供应商:贯彻iso 9000标准，鼓励通过iso 9000第三方认证； dfev对供应商质量体系的具体要求见附录2。

第八条制造部根据产品开发的总体进度安排组织公司研发、财务等部门就相关产品的开发和试制工作与潜在供应商进行技术交底和价格、进度咨询。

第九条制造部对合格潜在供应商反馈的有关信息结合公司的总体开发进度安排进行综合分析评价，选定1-2名合格潜在供应商，并签定有关产品开发试制协议。

第十条选定的合格潜在供应商与公司研发部门一起按照同步工程的要求参与产品研发工作。

公司研发部门先向零部件供应商的设计部门提出与整车性能装配相关的要求。

合格潜在供应商负责零部件内部结构的设计，考虑产品的经济性、通用性，缩短开发周期，降低产品的生产成本，并按产品开发试制协议的要求提供装车样件。

中国 3000万经理人首选培训网站第十一条制造部在有关部门配合下组织样件试装车。样件试装合格的合格潜在供应商成为合格供应商。

第十二条根据样件试装车情况，并结合对供应商价格、质量、供货的准时程度、售后服务水平、等因素的综合评定结果，与供应商签定最终的批量供货协议及产品质量赔偿协议。

第十三条合格供应商进入批量供货阶段后，制造部负责对供应商的批量供货水平和业绩进行日常评价，评价结果与产品价格和装车份额挂钩。

供应商日常业绩由制造部从质量、交付、服务、价格等几个方面进行评价。

评价采用定量打分的方式进行，做到公平、公正、公开。

评价采用日常评价与第二方认证及年度评价相结合的办法由分公司根据评价结果对供应商按优秀（a级） 、合格（b级） 、基本合格（c级） 、不合格（d级）进行分级排序，实行等级管理。

对优秀供应商予以表彰和奖励并从供货比例、新产品配套、财务结算等方面予以优先；对基本合格的供应商向其提出改进建议；对不合格的供应商要求其限期整改，对经整改后仍达不到要求的由制造部提出取消合格供应商资格的申请，报公司分管副总经理批准后实施，该供应商的相应产品纳入dfev潜在供应商资源库进行管理。

第十四条制造部定期组织公司有关单位对供应商进行第二方质量体系评价和认证工作。

第四章

第十五条第十六条第十七条本办法自发布之日起开始实施。

本办法由制造部负责解释。

附则

供应商选择及管理工作流程图为本办法附件。

企业档案的管理制度 23

教师业务档案是教师教学工作基本情况的重要历史记录，其主要内容有：教师登记表；统计考核鉴定（包括：考核鉴定表；教学检查听课评议情况等）；学术水平包括：论文；教材编写；科研成果等；专业技术职务动态及奖惩情况等，是教学管理工作中的重要档案之一。

1、教师业务档案由教务处统一管理，每到学期、学年末，根据责任制考核情况，结合教师的工作实际进行全面考核，分别由教务处长、教学部填写相应部分。填写力求实事求是，公正确切。

2、查阅和摘抄教师业务档案需经领导批准，管理员不得泄露档案中的有关内容。

3、核签的教师业务档案所载内容，任何人不得随意涂改和更换。

4、教师调离学校时其业务档案并入本人人事档案随调，学校教务处可保留其业务档案的复印件作为教学资料妥善保存。若有单位外调情况时，凭介绍信允许抄录。

5、教师业务档案属永久性保存，必须妥善保管，防止蛀烂，填写时一律用钢笔或毛笔，字迹清楚工整。

6、教师业务档案是记载衡量教师教学工作实绩和水平的`原始资料，也是教师晋级、提干、职称评定的重要依据，应严格手续，认真对待，不得弄虚作假、含糊敷衍或丢失。

供应商档案管理制度 24

文件生命周期理论作为档案学理论的重要支撑理论之一，奠定了文件的阶段性管理和全程管理的理论基础。企业档案业务外包，是指企业为了降低成本、提高效益、增强核心竞争能力，将关于档案管理方面的业务职能或工作环节通过签订合同的方式委托给专门的档案外包服务机构，利用他们的优势与专长，来提高企业整体的效率与优势。

在今天，企业档案业务外包的浪潮引起了档案界的关注，很多学者针对企业档案业务外包活动中存在的风险展开了积极的研究与探讨，但总体来说研究内容不够深入，研究视野不够开阔。例如，四川大学丁建雄、贾秀娥两位学者的《企业档案管理工作引入服务外包的思考》，从外包服务商、成本、监督管理、档案安全、后续服务等方面展开了全面的分析，但在分析方面似乎欠乏系统性。为了进一步对企业档案业务外包中的风险进行分析，我们有必要转变思维方式，创新研究方法，从一种新的角度进行切入。笔者认为，从生命周期的角度进行切入，或许能为我们研究企业档案业务外包潜在风险及管理策略开辟一条新的途径。

根据企业档案业务外包的内容和特点，笔者认为，企业档案业务外包的生命周期可以划分为以下阶段：

1、外包决策阶段。就是一个企业关于本企业的档案业务是否适合进行外包、为什么要外包、哪些档案业务环节可以外包、采取什么样的外包形式等问题的决策。

2、外包服务商选择阶段。在该阶段，企业要明确外包服务商选择的标准和方法，全面搜集有关外包商的各种资料，并对收集过来的资料进行全面系统的分析，并注意对各个外包服务商的横向比较。外包服务商的选择应坚持“适合即最好”的原则。

3、委托协议签订阶段。对外包活动中双方权利与义务做出明确规定。

4、外包服务实施阶段。在该阶段，外包服务商开始对委托的档案业务展开管理服务，企业对该服务进行监督、审核，并发展与合作伙伴的关系。作为外包服务管理实施的具体环节，该阶段直接深入到档案管理业务内部，作用于档案对象本身。能否把握好该阶段直接关系到整个外包活动能否正常开展。因此，它是整个外包生命周期的中心环节：

5、外包后续服务阶段。有些时候，外包服务商完成了企业委托的某项档案业务并不意味着外包服务的终结，某些外包服务还需要外包服务商提供后续服务。如档案信息系统的开发，系统开发完成之后，仍需外包服务商继续提供该系统的维护与更新服务。

6、外包关系终止阶段。即外包服务活动正常或不正常的终结，企业与外包服务商通过某种方式解除合同关系。

业务外包风险分析：

根据企业档案业务外包生命周期各阶段内容与特征，我们可以具体分析各个阶段潜在的风险因子。企业档案业务外包生命周期及其各阶段的风险因素分析，如下图所示。

1、外包决策阶段潜在的风险

(1)本企业档案业务外包不具备可行性的风险。由于企业对自身认识不足和对自身认识存在偏差，或企业受外界因素的影响，对本企业的档案业务是否适合外包的判断失误，做出错误的外包决策。

(2)企业内部矛盾激化的风险。对于员工而言。档案业务外包有一定的敏感性，必然会影响到部门中一部分员工的自身利益。因为外包意味着可能有一定数量的员工将会被转移。有些员工会本能地表示反� 因此，―旦企业做出实施档案业务外包的决策时，企业内部矛盾可能会激化。

(3)减少企业档案部门学习新技术新知识的机会，从而削弱了档案部门工作人员学习力及创新力。如果实施档案业务外包，档案工作人员在一定程度上得到了解脱，但是同时丧失了学习新技术新知识的机会，长期下去，将会削弱档案部门工作人员学习力及创新力。

2、外包服务商选择阶段潜在的风险

主要是服务商选择失误的风险。在选择服务商时，一定要根据自身的实际情况，认真分析企业对服务商的需求，寻求最适合自己的服务商。

3、委托协议签订阶段潜在的风险

在签订委托协议时，由于现实中存在信息不对称，委托人与人相比往往处于不利的。位置。在这种关系下，存在的风险一般有两种：一种是逆向选择(又称不利选择、隐蔽信息等)，指人有意隐瞒自己的实际情况，使委托人无法了解到其是否在这种关系中处于不利位置；另一种是道德败坏行为(又称道德风险、隐蔽行为等)，人的努力极度缺乏。

4、外包服务实施阶段潜在的风险

(1)受控于服务商的风险。在外包服务实施阶段，很多企业会陷入受控于服务商的深渊。当档案业务外包以后，档案部门对本企业的档案业务的控制会减弱，对有关档案的技术知识关注与了解将会逐渐减少。档案部门对档案业务了解得越少，对外包商的依赖程度越大，这将直接导致档案部门过分依赖外包服务商。

(2)外包服务不能适应企业自身发展的风险。在档案业务外包生命周期的前面阶段，即使企业进行了周密细致的规划，由于在企业发展中信息技术与业务的不确定性，随着企业的进一步发展，外包商按最初协议提供的外包服务不―定能够适应企业的发展。

(3)档案安全方面的风险。这方面的风险包括两个方面：档案实体与档案信息内容的风险。风险来源于两个方面，一是服务商无意的损害，二是服务商有意的破坏。

(4)降低档案外包服务水平的风险。一方面，由于服务商的经验能力不足，可能提供不了最初承诺的服务，或者所提供的服‘务质量水平降低。另一方面，服务商为了自身利益的最大化，不膳以损害委托方的利益，有意降低所提供的服务水平(5)外包服务商经营不善的风险。当服务商经营不善时，可能使委托方蒙受巨大损失。

5、外包后续服务阶段潜在的风险

外包商不能或不愿意继续提供后续服务的风险。由于有些外包服务公司能力有限，可能会提供不了后续服务，但是更多的情况是，有些外包服务公司道德水平较低，为一己私利不愿意继续提供企业所需的后续服务。

6、外包关系终止阶段潜在的风险

主要是外包商意外终止外包关系的风险。它是指外包关系非正常的结束。例如，在外包实施过程中，双方之间产生矛盾导致外包关系不能维持。另外，其中一�

业务外包风险管理策略

根据外包活动各个阶段不同风险，我们应采取相应的防控策略。

1、外包决策阶段

企业在进行外包决策时，必须通过各种有效方式对自身的实际情况进行细致的调查分析，以决定自身是否适合实施档案业务外包、哪些档案业务环节可以外包、采取什么样的外包形式。同时，企业进行外包决策时，必须将企业的未来发展规划作为最重要的依据，把企业档案业务外包放在企业战略层面上来考虑。若企业已做出档案业务外包的决策，那么接下来要着手于构建一个完善的外包风险预测与防范体系，对以后外包活动中可能出现的各种风险进行预测，并提出相应的防范措施与手段，以防患于未然。

2、外包服务商选择阶段

在选择外包服务商时，必须对其支持外包业务的技术能力、服务模式、财务状况、信誉度、员工素质及文化理念等进行全面评估。

3、委托协议签订阶段

企业在制定外包合同时，应该注意以下几个方面的问题：

(1)明确的服务边界和灵活的外包协议。

(2)明确赔偿责任与争端解决程序。

(3)安全性与机密性要求。

(4)稽核权利。企业在合同中应指明获取服务商的各种审计报告的权利(如财务报告、性能报告、内部控制报告、安全检查报告等)。

(5)限制成本增加和终止合同的权利。合同中应对外包成本的范围做出明确规定，以防止服务商在服务过程中无故增加成本。另外，合同还应包含企业合理合法终止外包关系的权利。

(6)要求服务商提供必要的后续服务

4、外包服务实施阶段

该阶段应着重做好以下工作：

(1)加强与外包公司的沟通与协作。

(2)加强档案部门的学习与创新能力。这样不仅可以增强本企业档案工作人员的专业素养，还可以增强对外包活动的控制能力，保证有效地对档案外包服务进行评估。

(3)建立高效的服务监督体系和审核机制。这样有利于确保所获得服务的质量，有利于档案实体和信息的安全，并有利于减少企业受控于服务商的风险。因此，企业应成立由各方面专家组成的监督审核小组，定期不定期地对服务商工作进展情况进行监督与审核，及时发现问题，采取措施减少风险。

(4)对外包公司人员的权限进行约束。(5)建立高效处理紧急事件的机制。

5、后续服务阶段

关于如何防范控制外包商不能或不愿意继续提供后续服务风险的问题。可以通过签订外包合同来解决。

条 供应商档案管理对象： 25

1、从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。

2、从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类供应商，档案管理的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。

3、 从供应商性质来划分：特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同， 对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

4、 从供应数量和市场地位来划分：包括主力供应商（供货时间长、供应量大等），一般供应商。不言而喻，供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。

工程档案管理程序 26

工程档案管理程序

1． 目的

对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为现行有效版本。2.范围

用于公司所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。3.职责

工程管理部负责工程图书资料的购买、登记、借阅和保管；工程文件用印（登记、盖印）；工程项目资料和竣工资料的收集归档由项目经理部负责，工程竣工验收后移交至工程管理部；工程管理部经理负责对过期资料的审查销毁。4.内容

4.1.项目资料的控制 4.1.1 收集、进库和保管

4.1.1.1 工程项目正在进行时，各项目经理部应将所涉及该项目的上级批示、政 府批文、土地合同、报建资料、工程合同以及各类证书的原件/正本在产生的同时，及时送至工程管理部档案管理员处保管。

4.1.1.2 工程项目在结束时，各项目经理部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料，归纳、整理、附上移交文件清单，交于工程管理部档案管理员处。4.1.2 归档

工程项目正在进行时，档案管理员对所接收的项目资料，应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放。

4.1.2.1 公司所开发的各项目均有单独的项目代号或简称。4.1.2.2 文件的归档分类: 第一册GF： 公司管理规范GS-GF-工程管理规范GS-GF-GC-工程类表单GS-GF-GC-001-工程部内部管理规范GS-GF-GC-002-工程管理规范GS-GF-GC-003-工程管理部人员架构及职责GS-GF-GC-004-第二册ZD： 工程指导书GC-XM-ZD-第三册ZF： 政府文件GC-XM-ZF-第四册GL： 公司来文：

报公司各部门文件GC-XM-GL-001-发工程管理部文GC-GL-002-发预算部文GC-GL-003-发材料部文GC-GL-004-第五册JY： 会议纪要：

公司每周/每月工程例会纪要GC-JY-LH-公司现场工作协调会纪要GC-JY-XC-专题会议纪要GC-JY-ZT-其他会议纪要GC-JY-QT-第六册QQ：工程前期准备： 基地情况资料GC-QQ-JD-施工单位考察GC-QQ-SK-监理公司考察GC-QQ-JK-用水、用电文件GC-QQ-技术资料GC-QQ-JS-其他文件GC-QQ-QT-第七册KC： 工程勘察往来文件： 初勘资料 GC-KC-CK-详勘资料 GC-KC-ZL-抽查纪录GC-KC-CC-其他文件GC-KC-QT-第八册JL： 监理公司往来文件： 监理合同GC-JL-HT-（含招投标文件）监理细则GC-JL-XZ

监理例会纪要GC-JL-JY-监理月报及审核意见GC-JL-YB-发监理单位文GC-JL-FW-其他来文GC-JL-QT-第九册SG： 施工合同：GC-SG-HT-（含招投标文件）施工组织设计（施工单位提供）GC-SG-ZZ-施工方案（施工单位提供）GC-SG-FA 施工单位来文 GC-SG-LW-发施工单位文 GC-SG-FW-工程联系单 GC-SG-LX-工程报告及函件 GC-BG-第十册WZ： 物资合同GC-WZ-第十一册SJ：设计变更（按日期）： 方案、扩初阶段GC-SJ-FA-施工图阶段GC-SJ-SG-图纸会审纪要GC-SJ-HS-技术交底记录 GC-SJ-JD-第十二册QZ：工程签证GC-QZ-第十三册XJ： 限价单GC-XJ-第十四册JH： 计划管理：GC-JH-总进度控制计划及评审记录 GC-JH-KZ-施工图纸交付计划 GC-JH-TZ-分包商进场计划 GC-JH-JC-样板确认计划 GC-JH-YB-甲供材料进场计划 GC-JH-CL-资金使用计划 GC-JH-ZJ-总进度计划（施工单位）GC-JH-JD-月/周计划（施工单位）GC-JH-YJ 第十五册CL： 材料设备管理： 机电设备GC-CL-JD-建材装饰GC-CL-JC-样板登记一览表GC-CL-YB-收（调）料单GC-CL-SD-设备调试验收记录GC-CL-YS-第十六册JD： 进度款支付： 工程进度款审批单GC-JD-GC-物资进度款审批单GC-JD-WZ-扣款通知单GC-JD-KK-奖/罚款通知单GC-JD-JF-第十七册JG： 交工前楼宇检查记录GC-JG-001-竣工资料GC-JG-002-如： 竣工图 开竣工报告 中间验收资料

第十八册YS： 验收报告：GC-YS-程验收报告（不需政府参与的验收）GC-YS-BG-政府验收8 证 GC-YS-ZF-履约评定表GC-YS-PD-第十九册TS： 投诉处理： 投诉记录表GC-TS-JL-投诉分析报表GC-TS-FX-第二十册HQ：后勤管理资料：GC-HQ-GL-考勤表 GC-HQ-KQ-其他文件 GC-HQ-QT 第二十一册QT： 零星工程资料GC-QT-001-其他文件 GC-QT-002-4.1.2.3 归档文件编号：档案管理员对所接收的项目资料，在分类的基础上均按 接收的先后顺序进行编号，编号基本原则：项目名称缩写+文件分类缩写+专业分类缩写+文件顺序号

例：第七册KC： 工程勘察往来文件： 初勘资料 XM-KC-CK-详勘资料 XM-KC-ZL-抽查纪录XM-KC-CC-其他文件XM-KC-QT-以此类推，工程档案编号由工程档案管理员负责，每一个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷目索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对存档文件进行检索；《文件卷目总索引》列明归档文件各卷目编号及名称；《文件卷目索引表》列明本卷目归档文件的分类及名目；《文件目录表》作为文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。对施工和物资合同可按工程管理部所编合同号进行排序，并在首页打印出目录表。

4.1.2.4 标识：对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清 晰、明了、易懂。

4.1.2.5 在该工程结束时，原件需交政府职能部门保存的资料，应将复印件存归，并在复印件上注明原件去处。4.1.3 借阅

项目开发过程中，各部门、各项目如需借用相关的项目资料，应到工程管理部档案管理员办理相应的借阅手续，填写档案借阅登记表，或出具借条，并在使用完毕后，立即归还。4.2 工程竣工资料的控制 4.2.1 工程竣工资料的范围

当地相关政府部门所要求的专项工程项目均应做竣工资料。4.2.2 工程竣工资料的验收条件

工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：

4.2.2.1 建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕； 4.2.2.2 全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。4.2.3 工程竣工资料的验收程序

4.2.3.1 工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单 位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工档案情况申报表》，报送项目经理部。

4.2.3.2 项目经理部根据监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工档案情况申报表》，由档案管理人员对报送的资料和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报《建设工程竣工档案专项验收申报表》。

4.2.3.3 验收工作在建设工程现场进行。由主管城建档案管理部门验收小组主持，项目经理部组织工程管理部、监理公司、施工单位和档案管理人员参加。4.2.3.4 验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式 的《建设工程竣工档案专项验收意见书》认真进行整改，并确保符合规定要求。4.2.3.5 工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管 城建档案管理部门复核审查。4.2.4 工程竣工档案的移交

4.2.4.1 工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门和工程管理部移交一套完整的建设工程档案。

4.2.4.2 工程管理部在接收承建方的竣工档案时，应检查所交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各项目经理部出具《接收工程项目档案（资料）登记单》。4.2.5 归档

4.2.5.1 档案管理员对所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和标识。4.2.5.2 不同项目的竣工档案不得混放在一起。4.2.6 借阅

4.2.6.1 公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。4.2.6.2 公司之外的单位借阅档案，需工程管理部经理的批准。4.2.7 销毁

对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经工程管理部经理审 查批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存。4.3 档案立卷的要求 4.3.1 文字资料立卷要求

4.3.1.1 档案材料归档时，以A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4 规格的应用A4 白纸粘贴，过大的要折叠为A4 规格。

4.3.1.2 档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以 确保档案材料的安全。

4.3.1.3 文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色 薄纸隔开。

4.3.1.4 装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册，入档案盒。4.3.2 图纸的立卷要求

纸质竣工图（或其他归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4# 图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。

4.3.3 立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。4.3.4 立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。4.3.5 立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。

4.3.6 为使档案管理更有序、便于使用，各种档案资料均应以项目分类编号。

合格供应商档案的建立及管理程序 27

供应商档案建立及管理操作程序

一目的可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率。

二内容

1档案基础知识

档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件。

2供应商档案建立的必要性

其必要性主要体现在对质量保证方面，能够更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣。3供应商档案的建立

3.1 采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等。

3.2 对供应商进行分类与编号，分类的方法一般可按商品来划分，常用的编码一

般为四位数，前一位为商品类别码，后三位为厂商类别码。

3.3 建立分门别类的供应商基本资料档案。

3.4 档案建立的具体要求：

（1）供应商基本情况：供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户

账号、税号、组织机构代码证、联系人、电话、传真和手机等。

（2）资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期、质量体系

证书/证书到期日期、QS认证/QS认证到期日期/、产品标识/行业检测报告及有效期、企业简介、配套主机情况、供应商基本情况调查表等。

（3）合同类：供应商质量保证承诺书、合同及合同编号等。

（4）产品类：物料编码/产品名称/含量规格/价格/企业行业标准/产品执行标准

等。

（5）流程类：样品小批鉴定表/供应商评价记录。

（6）一般文件：往来传真等。

4建立档案的注意事项：

4.1 具有详细的联系地址，EMAIL，网址。

4.2 合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不能简单称

呼。

4.3 供应商名称必须是全称，如公司名称，不能只叫“ 农科”，正确合法的叫法

应该是“晋中市 农业科技开有限公司”。

4.4 详细的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼。

4.5 供应商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系人的常用电话

和商用传真等。

4.6 联系电话应尽可能收录该供应商业务主管级以上的联系资料，以便处理重大

问题时联系用。

4.7 档案应含有供应商的经营范围，应该具体详细供应商的产品类型，档次，销

售渠道等。

4.8 档案应尽可能备注供应商相关的历史资料，含税状况等。

5供应商档案管理要求

5.1 对有经常业务往来或偶发次数较多的供应商，应及时将资料记录到相关的软

件或资料中，记录的要求按供应商详细资料表，为方便采购业务的操作，供应商的简称要求是供应商全称的简单称呼。

5.2 供应商合作各项要求都符合公司发展要求的，且通过审核的供应商，应备注

“资料已审核”字样。

5.3 对于已开发过的供应商和可潜在开发的供应商分别以文档的形式保存于电

脑，方便需要时用或进行开发以备用。

5.4 若供应商的联系方式，地址发生变更，采购员应该及时将相关资料更新保存。

5.5 对符合公司发要求的已审核供应商，应该及时录入合格供应商资料表。

5.6 对于终止合作的供应商资料根据实际情况判定是否可再次起用，并做相关的备注说明。

5.7 档案的机密性

（1）供应商档案资料严禁非采购部门人员未经采购部经理许可的情况下翻阅。

（2）存于电脑上的供应商资料文档应当设置相应安全码。

（3）采购人员应该做好相关资料的机密性，不能将供应商相关信息随意透露给其

他部门，更不可将相关信息透露给供应他供应商或是公司客户。

5.8 档案定存放及整理频率

（1）纸质类档案应按照规定的位置存放，电子类档案应当标题明确（如标明供应

商名称或供应原材料名称），以确保可快速检索到。

（2）至少1个月1次对其进行整理。过期资料的打包一年进行一次。

供应商管理制度 28

公司供应商管理制度

（试行）

第一章总则

第一条为规范公司供应商管理，提高公司经营合理化水平，加强信息共享，降低供应成本，提高采购物资质量，增强供应安全系数及供应可靠性，特制定本制度。

第二条公司对物资供应商实行统一归口、三级审核，统一建立公司物资供应商档案库，实行供应商准入制度、对合格供应商定期进行评价与考核、动态管理。

第三条供应商的准入采取各单位评审推荐、平台审核备案、集团公司审定添加至供应链系统模式。

第四条原则上每类物资取得供货资格的供应商不得少于三家（特殊物资除外）。

第二章机构及职责

第五条公司生产管理部是物资采购的管理部门，负责统一管理公司及各单位生产类物资采购管理工作，供应商管理中主要履行以下主要职责：

（一）组织制定公司供应商管理制度；

（二）各单位供应商准入审核备案工作；

（三）织织制定各单位供应商管理的政策与机制，下达各单位执行，监管各单位供应商管理工作。

第六条各单位采购部门负责本单位范围内的供应商管理工作，履行以下主要职责：

（一）组织建立供应商资质审查小组，落实供应商准入管理工作。

（二）组织建立供应商考核小组，落实供应商考核管理工作。

（三）依据平台下达的供应商管理政策，参与供应商评审、推荐和考核工作。

第三章供应商准入管理

第七条供应商准入必须具备以下基本条件：

（一）具有法人资格；

（二）具备国家和相关部门颁发的质量、安全、环保以及其它生产经营资格、许可证、质量认证等；

（三）具有良好的商业信誉，近三年经营活动中无违法记录；

（四）具有完善的质量保证体系，近三年在国家、行业以及集团公司、地方政府质量监督检查中无不合格情况；

（五）集团公司或平台要求具备的其它条件。

第八条供应商进入我公司除提供供应商的基本信息外，还要提供必要的资质资料，资质资料包括：

（一）营业执照复本及复印件；

（二）税务登记证副本及复印件；

（三）组织机构代码证；

（四）法定代表人证书或委托代理证明及复印件；

（五）相关资质证明（生产许可证、检验报告等）或必要的文件；

（六）企业通过的IS09001体系证明文件；

（七）要求提供相关年度财务报告及近三年业绩报告；

（八）特殊行业的强制认证、强制检定产品的生产许可证、经营许可证、专利产品证书；

（九）其它能证明该单位供应实力的资信文件。

第九条供应商准入审批程序

（一）采购管理部门在规定的时间内，根据要求填写《供应商调查表》，同时要求供应商提供相应的资质资料，所有资料必须加盖单位公章并保证真实有效。

（二）采购管理部门对供应商资质文件初审后，将供应商资料及初审结果递交至各单位资质审查小组，由资质审查小组对其进行评选评定。

（三）评定合格的供应商进行送样，由技术及质量监督部门进行评定并提交验收报告，验收合格的供应商对送样物资进行报价，采购部门负责比价、议价，原则上议价后物资价格不得高于同类物资采购价格。

（四）经综合评分，合格的供应商由采购部门提交供应商开发报告，经主管领导审核，总经理审批后，报平台审核备案，集团公司审定添加，录入我公司合格供应商名录并发放供应商准入证。

第十条供应商准入证实行有效期制，准入证有效期一年，每年12月份审验一次，期满后复审。复审合格的，换发新证；不合格的，准入证作废并收回，取消准入资格。

第十一条供应商发生更名时，其准入资格自动取消，从供应商名录中予以删除，供应商需重新按照准入流程申办供应商准入证；

第四章供应商的考核管理

第十二条各企业考评小组每季度对合格供应商进行一次考评，当供应商所供物资发生重大质量事故时，随时对供应商进行评价及考核，确保供应商供货质量的稳定性及持续的降低采购成本，评价小组根据供应商的实际行为按照公平、公正、公开的原则，对供应商进行客观的评价。

第十三条供应商评价标准（产品质量：40分，价格：30分，交货期：20分，售后服务：10分）

（一）产品质量：质量是采购考核评价供应商的最重要的因素，供应商在供应产品的过程中，采购人员、库管员、技术人员及生产使用部门人员应积极配合对供应商所供应的产品进行质量监督和检验。物资验收时每发生一项质量不合格的，扣2分，该项物资第二次验收不合格的，扣10分，物资安装后发生一般质量问题的，扣10分，严重影响公司安全生产的，本项不得分。

（二）价格：产品价格是考核评价供应商的重要指标参数，各企业根据所属物资情况，参考市场价格，对主要物资建立物-4-

资价格信息库，供应商物资采购价格每高于合理利润价格1%，扣1分，每高于合理利润价格2%，扣2分，依次类推；同一供应商供应几种物料，按平均计算。

（三）交货期：交货期限及交货数量是考核评价供应商的重要指标，每类物资逾期一天，扣1分，逾期停工待料，扣10分，给公司安全生产造成重大影响的，本项不得分。

（四）售后服务：售后服务主要考核供应商产品售出后，供应商所做的售后工作。供应商应主动提供售后报务，主要对产品的性能、使用知识的讲解及不合格产品的退换，对售出产品的使用跟踪、使用效果的回访，或通过问卷调查等方式，更好的为公司服务。评价得分：按期服务：10分；偶尔拖延：7分；经常拖延：2分；置之不理：0分。

第十四条供应商等级划分

（一）A级供应商（优秀供应商，考核评定≥90分）

（二）B级供应商（良好供应商，考核评定≥80分）

（三）C级供应商（合格供应商，考核评定≥70分）

（四）D级供应商（不合格供应商，考核评定＜70分）第十五条供应商考核处理

（一）A级供应商：各企业物资管理部在付款方式、物资采购数量上给予优先安排，该类物资采购总额≥50%

（二）B级供应商：由物资部提请供应商改进不足，并限期整改，整改不力的降级处理，该类物资采购总额≥30%。

（三）C级供应商：由采购部、技术部、质监部等部门予-5-